Baza danych enova365 rośnie z czasem – historyczne faktury, dokumenty magazynowe i zapisy kadrowe z lat ubiegłych zajmują coraz więcej miejsca i spowalniają działanie systemu. Archiwizacja starych danych do osobnej bazy archiwalnej pozwala odchudzić bazę operacyjną bez utraty dostępu do historii. Projektujemy i wdrażamy strategie archiwizacji danych enova365.
Potrzeba archiwizacji danych
Bazy danych enova365 po kilku latach intensywnego użytkowania mogą osiągać rozmiary kilkunastu do kilkudziesięciu gigabajtów, co wpływa na wydajność zapytań i czas tworzenia kopii zapasowych. Przepisy podatkowe wymagają przechowywania dokumentacji finansowej przez 5 lat, więc dane nie mogą być po prostu usunięte. Archiwizacja rozwiązuje oba problemy: odchudzenie bazy operacyjnej przy zachowaniu dostępu do historycznych danych.
Strategia archiwizacji w enova365
enova365 obsługuje pracę na wielu bazach danych – można skonfigurować dostęp do bazy archiwalnej jako osobnej firmy lub przez mechanizm historycznych baz danych. Przeprowadzamy archiwizację zamkniętych lat: przenosimy dokumenty z lat starszych niż ustawowy okres przechowywania operacyjnego (np. sprzed 3 lat) do bazy archiwalnej. Baza archiwalna jest dostępna tylko do odczytu i wyszukiwania, nie do edycji.
Archiwizacja plików i załączników
Poza bazą danych archiwizujemy też pliki powiązane z enova365: skany faktur, protokoły serwisowe i inne dokumenty elektroniczne przechowywane w katalogu załączników systemu. Historyczne pliki przenosimy do systemu przechowywania archiwum (NAS z długoterminowym dyskiem lub chmura) i aktualizujemy ścieżki w bazie, aby odwołania do archiwalnych dokumentów nadal działały. Wdrażamy politykę retencji plików zgodną z wymogami prawnymi.
