Soneta enova365 – audyt licencji oprogramowania to usługa polegająca na kompleksowej weryfikacji zgodności faktycznego wykorzystania systemu ERP z warunkami posiadanej licencji. W miarę rozwoju firmy zwiększa się liczba użytkowników, przybywają nowe moduły oraz zmieniają się potrzeby biznesowe, co często prowadzi do rozbieżności między wykupioną licencją a rzeczywistym zapotrzebowaniem lub sposobem korzystania z programu.
Audyt licencyjny pozwala zidentyfikować zarówno ryzyko niezgodności z warunkami licencji producenta, jak i potencjalne oszczędności wynikające z niewykorzystywanych modułów lub stanowisk. Nasz serwis przeprowadza taki przegląd w sposób rzetelny i obiektywny, przedstawiając klientowi jasny raport stanu faktycznego.
Cel przeprowadzenia audytu licencji
System Soneta enova365 licencjonowany jest modułowo, a jego koszt zależy od liczby aktywnych stanowisk, zakresu wykorzystywanych modułów (Handel, Kadry i Płace, Księgowość, Workflow, DMS, BI) oraz sposobu wdrożenia – lokalnego, serwerowego, terminalowego czy w modelu chmurowym. Z czasem, wraz ze zmianami kadrowymi, rozwojem firmy lub modyfikacją procesów biznesowych, rzeczywiste wykorzystanie programu może odbiegać od pierwotnie zakupionej licencji, co rodzi ryzyko zarówno niedoszacowania, jak i przepłacania za nieużywane zasoby.
Zakres audytu licencyjnego
- Weryfikacja liczby aktywnych stanowisk i kont operatorów w stosunku do wykupionych licencji
- Sprawdzenie zakresu wykorzystywanych modułów w porównaniu z posiadanymi uprawnieniami licencyjnymi
- Analiza sposobu wdrożenia (lokalne, serwerowe, terminalowe, chmurowe) pod kątem zgodności z warunkami licencji
- Identyfikacja nieużywanych lub rzadko wykorzystywanych modułów generujących zbędne koszty
- Ocena ryzyka związanego z przekroczeniem limitów licencyjnych
Przebieg audytu
Audyt rozpoczynamy od zebrania dokumentacji licencyjnej klienta oraz porównania jej z aktualną konfiguracją systemu – liczbą kont operatorów, przypisanymi modułami oraz sposobem, w jaki poszczególni użytkownicy korzystają z programu na co dzień. Analizujemy dziennik logowań oraz aktywność w poszczególnych modułach, aby ustalić, które funkcje są rzeczywiście wykorzystywane, a które pozostają martwym kosztem w budżecie firmy.
Identyfikacja niezgodności
W trakcie audytu zwracamy szczególną uwagę na sytuacje, w których liczba faktycznie pracujących w systemie użytkowników przekracza liczbę wykupionych stanowisk, co stanowi naruszenie warunków licencyjnych producenta i może skutkować konsekwencjami przy ewentualnej kontroli. Sprawdzamy również, czy wykorzystywane moduły – na przykład integracja z KSeF czy funkcje BI – są objęte aktualną licencją, czy działają w trybie ograniczonym lub testowym.
Rekomendacje optymalizacyjne
Na podstawie zebranych danych przygotowujemy rekomendacje dotyczące dostosowania licencji do rzeczywistych potrzeb firmy – zarówno w zakresie ewentualnego rozszerzenia liczby stanowisk lub modułów, jak i rezygnacji z funkcji, które nie są wykorzystywane, co pozwala zoptymalizować koszty utrzymania systemu.
Raport końcowy
Efektem audytu jest przejrzysty raport przedstawiający stan faktyczny wykorzystania systemu w zestawieniu z warunkami posiadanej licencji, wraz z listą zaleceń. Taki dokument stanowi solidną podstawę do podjęcia decyzji o ewentualnej zmianie zakresu licencji przy najbliższej rozmowie z dostawcą oprogramowania.
