Prawidłowe rozliczenie płatności w Comarch ERP XT – powiązanie wpływającej kwoty z konkretną fakturą lub zaliczką – ma kluczowe znaczenie dla wiarygodności rozrachunków i płynności finansowej. Niesprawione płatności, błędne parowania lub pominięte kompensaty powodują nieprawidłowy obraz stanu należności i zobowiązań. Opisujemy metody diagnozowania i naprawiania błędów w rozliczeniach.
Jak działają rozliczenia płatności w Comarch ERP XT
Comarch ERP XT tworzy otwartą pozycję rozrachunkową dla każdej zatwierdzonej faktury sprzedaży (należność) i zakupowej (zobowiązanie). Gdy transakcja bankowa jest importowana i parowana z fakturą, pozycja rozrachunkowa jest zamykana (faktura = zapłacona). Niesparowane transakcje bankowe to „wiszące płatności", a niezamknięte faktury to „otwarte rozrachunki". Oba widoki dostępne są w Finanse → Rozrachunki.
Faktura oznaczona jako zapłacona mimo braku wpływu
Jeżeli faktura jest oznaczona jako zapłacona, ale w wyciągu bankowym nie ma odpowiadającej transakcji, sprawdź: czy faktura nie jest rozliczona przez kompensatę (kompensat szukaj w Finanse → Kompensaty), czy nie wprowadzono ręcznej płatności (ktoś kliknął „Oznacz jako zapłacone" bez powiązania z transakcją bankową), czy płatność nie jest zarejestrowana w rejestrze kasowym zamiast bankowym. Usuń błędne ręczne rozliczenie i sparuj fakturę z właściwą transakcją bankową.
Płatność częściowa – rozliczenie faktury na raty
Comarch ERP XT obsługuje płatności częściowe. Gdy kontrahent zapłacił tylko część kwoty faktury, importowana transakcja bankowa zostanie sparowana z fakturą jako płatność częściowa. Faktura pozostaje „częściowo zapłacona" z widoczną pozostałą kwotą do rozliczenia. Przy kolejnej wpłacie (np. pozostała część) sparuj kolejną transakcję z tą samą fakturą. Raport Wiekowanie należności pokazuje faktury częściowo opłacone z kwotami pozostającymi do zapłaty.
Kompensata należności i zobowiązań
Jeżeli firma ma jednocześnie należność od kontrahenta (nieopłacona faktura sprzedaży) i zobowiązanie wobec tego samego kontrahenta (nieopłacona faktura zakupu), można wykonać kompensatę. W Comarch XT: Finanse → Kompensaty → Nowa kompensata, wybierz kontrahenta, zaznacz należność i zobowiązanie do skompensowania, zatwierdź. Kompensata zamyka obie pozycje rozrachunkowe bez przepływu pieniędzy. Udokumentuj kompensatę pisemnym oświadczeniem podpisanym przez obie strony.
Zaliczka od klienta – rozliczenie
Płatność zaliczkowa od klienta przed wystawieniem faktury końcowej wymaga specjalnego traktowania w XT. Po wpłynięciu zaliczki: sparuj transakcję bankową z fakturą pro-forma (jeżeli ją wystawiłeś) lub zarejestruj jako wpłatę na poczet przyszłej faktury (Finanse → Wpłaty → Nowa wpłata). Po wystawieniu faktury końcowej rozlicz zaliczkę: otwórz fakturę końcową → Rozlicz zaliczkę → wskaż wcześniejszą wpłatę. XT automatycznie wylicza pozostałą kwotę do zapłaty i wystawia fakturę zaliczkową.
Raport otwarty rozrachunków – diagnoza stanu
Raport Otwarte rozrachunki (Finanse → Rozrachunki → Otwarte) to podstawowe narzędzie kontroli stanu płatności. Pokazuje wszystkie nieopłacone faktury zarówno sprzedażowe (należności od klientów), jak i zakupowe (zobowiązania wobec dostawców), z datą wymagalności i liczbą dni po terminie. Filtruj raport według kontrahenta lub okresu, by skupić się na konkretnych problemach. Regularny przegląd raportu (cotygodniowy) to podstawa zarządzania płynnością finansową.
