Regularne i poprawne eksportowanie danych do biura rachunkowego to podstawa sprawnej obsługi księgowej w modelu, gdzie klient prowadzi dokumenty w Comarch ERP XT, a biuro ewidencjonuje je we własnym systemie. Błędy eksportu mogą opóźnić rozliczenie i spowodować kary za nieterminowe deklaracje.
Dostępne formaty eksportu
Comarch ERP XT umożliwia eksport rejestrów VAT do pliku CSV oraz eksport listy faktur do formatu XML zgodnego z Comarch ERP Optima. Wybór formatu zależy od systemu używanego przez biuro – większość biur rachunkowych pracujących na Optimie przyjmuje format XML, który przenosi więcej danych niż CSV.
Eksport rejestru VAT zakupu i sprzedaży
W menu Rejestry VAT → Rejestr zakupu (lub sprzedaży) należy ustawić filtr okresu (miesiąc lub kwartał), a następnie wybrać opcję Eksportuj do pliku. System generuje plik CSV z kolumnami: numer dokumentu, data wystawienia, NIP kontrahenta, kwota netto, kwota VAT i stawka VAT. Przed eksportem warto sprawdzić, czy wszystkie dokumenty w rejestrze mają uzupełniony NIP – puste pole NIP spowoduje błąd po stronie biura.
Eksport do Comarch ERP Optima (XML)
Z menu Narzędzia → Eksport danych do Optima można wygenerować paczkę XML zawierającą faktury sprzedaży, zakupu i ewentualnie listę kontrahentów. Paczka jest gotowa do importu w Optimie przez Import faktur z pliku XML. Przy eksporcie należy zaznaczyć tylko dokumenty z danego okresu, aby uniknąć duplikatów w systemie biura.
Harmonogram i archiwizacja eksportów
Zaleca się ustalenie z biurem stałego harmonogramu eksportu – np. do 5. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wyeksportowane pliki należy archiwizować w nazwanym folderze (np. Eksport_2024_11), co ułatwia weryfikację w razie sporu o dane. Comarch ERP XT nie przechowuje historii eksportów wewnętrznie, więc archiwum po stronie klienta jest jedynym dowodem wysłania danych.
Weryfikacja kompletności eksportu
Po eksporcie warto porównać liczbę dokumentów w pliku z liczbą dokumentów w rejestrze za dany okres. Rozbieżność może wskazywać na dokumenty w buforze (niezatwierdzone), które nie trafiły do rejestru, a więc i do pliku eksportu. Należy je zatwierdzić i ponowić eksport.
