JPK_FA to plik z fakturami sprzedaży, przekazywany na żądanie organu podatkowego – najczęściej w trakcie czynności sprawdzających lub kontroli. Wygenerowanie go nie powinno być projektem na kilka dni, ale poprawność zależy od tego, jak uporządkowane są dane w programie.
Konfigurujemy generowanie JPK_FA w programach WAPRO i sprawdzamy plik, zanim trafi do urzędu.
Zakres i okres pliku
Ustalamy, jakiego okresu dotyczy żądanie i które dokumenty wchodzą do pliku. Częstym błędem jest pominięcie korekt i faktur zaliczkowych albo ujęcie dokumentów spoza zakresu. Zakres potwierdzamy z osobą prowadzącą sprawę, zanim zaczniemy generowanie.
Dane, które muszą się zgadzać
Sprawdzamy kompletność danych kontrahentów, numerów dokumentów, stawek i kwot. Plik jest tak dobry jak kartoteki – braki widoczne dopiero w kontroli zwykle istniały w programie od miesięcy. Szczególnie pilnujemy kontrahentów zagranicznych i dokumentów z odwrotnym obciążeniem.
Generowanie i walidacja
Generujemy plik i sprawdzamy go pod kątem zgodności ze strukturą oraz sum kontrolnych. Porównujemy wartości z rejestrem sprzedaży za ten sam okres – zgodność sum jest warunkiem przekazania pliku dalej.
Korekty w trakcie przygotowania
Jeśli w trakcie kontroli danych wychodzą błędy, poprawiamy je w programie źródłowym i generujemy plik ponownie, zamiast edytować sam plik. Edycja pliku poza programem prowadzi do rozjazdu między tym, co ma urząd, a tym, co ma firma.
Przekazanie i potwierdzenie
Omawiamy sposób przekazania pliku i zachowanie potwierdzenia. Potwierdzenie przechowuje się razem z dokumentacją okresu, nie w skrzynce mailowej pracownika.
Przygotowanie na przyszłość
Po pierwszym wygenerowaniu porządkujemy dane tak, żeby kolejne żądanie oznaczało kilka minut pracy zamiast kilku dni. Zwykle sprowadza się to do uzupełnienia kartoteki kontrahentów i ujednolicenia numeracji dokumentów.
