Błąd w naliczeniu wynagrodzenia to problem, który wymaga natychmiastowej reakcji: dotyka konkretnych ludzi, a jednocześnie przenosi się na składki ZUS, zaliczkę na podatek i deklaracje. Im później zostanie wykryty, tym więcej dokumentów trzeba skorygować.
Ustalamy przyczynę nieprawidłowego naliczenia i doprowadzamy listy płac do poprawności.
Ustalenie zakresu
Sprawdzamy, czy błąd dotyczy jednego pracownika, grupy o wspólnej cesze, czy wszystkich. Wspólna cecha wskazuje na konfigurację, a nie na pomyłkę przy wprowadzaniu danych.
Odtworzenie naliczenia
Rozkładamy wynagrodzenie na składniki i porównujemy każdy z nich z warunkami umowy oraz obowiązującymi przepisami.
Typowe przyczyny
Nieprawidłowo skonfigurowany składnik płacowy, błędna podstawa wymiaru, źle wprowadzona nieobecność, nieaktualne progi podatkowe oraz nieuwzględnione oświadczenie pracownika.
Nieobecności
Osobno sprawdzamy okresy chorobowe i urlopy, bo to najczęstsze źródło rozbieżności w podstawie naliczenia.
Korekta
Poprawiamy listę płac i sprawdzamy wpływ na składki, zaliczkę podatkową oraz na deklaracje już złożone.
Wypłata i wyrównanie
Pomagamy ustalić sposób rozliczenia niedopłaty lub nadpłaty wobec pracownika.
Zapobieganie
Poprawiamy konfigurację, żeby kolejne naliczenia powstawały prawidłowo bez ręcznej kontroli każdej pozycji.
Informacja dla pracowników
Pomagamy przygotować rzeczowe wyjaśnienie dla osób, których dotyczyła pomyłka. Błąd w wynagrodzeniu jest odbierany osobiście i jasny komunikat o przyczynie oraz terminie wyrównania ma znaczenie nie mniejsze niż sama korekta.
