Przekazanie danych płacowych do ksiąg jest czynnością comiesięczną, a jej poprawność decyduje o zgodności kosztów wykazanych w rozliczeniach podatkowych. Wykonywana rutynowo, bez sprawdzenia, potrafi przez wiele miesięcy przenosić ten sam błąd.
Prowadzimy cały cykl: przygotowanie danych, przekazanie do ksiąg, uzgodnienie i korektę, gdy okaże się potrzebna.
Przygotowanie
Sprawdzamy zamknięcie wszystkich list płac za okres oraz uwzględnienie korekt wprowadzonych po pierwszym naliczeniu.
Konfiguracja przekazania
Weryfikujemy schematy księgowania i przypisanie składników do kont przed uruchomieniem przeniesienia.
Przeniesienie
Wykonujemy je w ustalonym terminie i kontrolujemy komunikaty o pozycjach pominiętych.
Uzgodnienie
Porównujemy sumy w księgach z listami płac oraz z dokumentami rozliczeniowymi ZUS i podatkowymi.
Rozliczenia szczególne
Osobno sprawdzamy zasiłki, świadczenia pozapłacowe i potrącenia, bo mają odrębne zasady ujęcia.
Korekta
W razie rozbieżności poprawiamy dane u źródła i przekazujemy je ponownie, pilnując, aby nie powstały zapisy zdublowane.
Dokumentacja
Zachowujemy zestawienia stanowiące podstawę przekazania, żeby przy kontroli dało się odtworzyć, skąd wzięły się kwoty w księgach.
Stały rytm
Ustalamy dzień zamknięcia list, dzień przekazania i dzień uzgodnienia.
Zmiana zasad księgowania
Przy zmianie planu kont albo sposobu ujmowania kosztów wynagrodzeń weryfikujemy schematy przed pierwszym przekazaniem danych według nowych zasad, a nie po nim.
