Audyt poprawności danych w Symfonii Kadry i Płace to systematyczna weryfikacja kompletności i spójności bazy danych pracowniczych. Nawet w dobrze prowadzonej bazie przez lata mogą narastać drobne błędy: brakujące dane pracowników, niespójne daty angaży, błędne kody ZUS lub nieaktualne stawki. Regularny audyt pozwala wykryć i naprawić te błędy, zanim staną się powodem poważniejszych problemów.
Zakres audytu danych kadrowo-płacowych
Standardowy audyt obejmuje weryfikację: kompletności danych osobowych pracowników (PESEL, NIP, adres, dane dokumentów tożsamości), poprawności historii zatrudnienia i angaży (daty, wymiary etatu, stawki), prawidłowości przypisanych KTU i zasad ubezpieczenia ZUS, zgodności składników wynagrodzenia z aktualnymi warunkami zatrudnienia oraz spójności danych urlopowych i ewidencji czasu pracy.
Narzędzia audytu w Symfonii
Symfonia oferuje wbudowane raporty i narzędzia kontrolne ułatwiające audyt: raport pracowników z brakującymi danymi, zestawienie pracowników z niestandardowymi kodami ZUS, raport niespójności dat zatrudnienia. Uzupełniamy te raporty niestandardowymi zapytaniami do bazy danych, które wykrywają bardziej zaawansowane niespójności.
Weryfikacja danych pracowników nieaktywnych
Szczególną uwagę poświęcamy kartotekombyłych pracowników: weryfikujemy kompletność dokumentacji wyrejestrowania z ZUS, poprawność dat zakończenia zatrudnienia i archiwizację list płac. Błędy w danych nieaktywnych pracowników mogą ujawnić się np. podczas generowania zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach na wniosek byłego pracownika.
Raportowanie wyników audytu
Po zakończeniu audytu przygotowujemy raport z wynikami: listę wykrytych błędów i niespójności, ocenę ryzyka każdego błędu (krytyczny, istotny, do rozważenia) i rekomendacje dotyczące naprawy. Priorytetyzujemy błędy wpływające na deklaracje ZUS i PIT, a następnie zajmujemy się nimi w ustalonej kolejności.
Cykliczność audytów
Audyt danych kadrowo-płacowych rekomendujemy przeprowadzać co najmniej raz w roku – najlepiej po zamknięciu roku podatkowego, gdy wszystkie dane roczne są już kompletne. Dodatkowy audyt warto przeprowadzić po każdej migracji systemu, zmianie właściciela lub wdrożeniu nowych przepisów prawa pracy.
