Dokumenty handlowe – faktury, WZ, PZ, zamówienia – podlegają ustawowym obowiązkom przechowywania przez 5 lat od końca roku podatkowego, a ewidencja magazynowa powinna być dostępna na żądanie organów kontroli. Pomagamy wdrożyć właściwą archiwizację danych z Symfonii Handel: zarówno elektroniczną (pliki bazy danych, PDFy dokumentów, pliki JPK) jak i papierową, zgodną z wymaganiami prawnymi.
Wymagania prawne dla firm handlowych
Firma handlowa zobowiązana jest do przechowywania: faktur VAT i ich korekt – 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku VAT; dokumentów magazynowych (WZ, PZ) – jako dowody księgowe przez 5 lat; ewidencji magazynowej stanowiącej podstawę wyceny zapasów – 5 lat; paragonów fiskalnych i raportów dobowych – 5 lat; plików JPK wysyłanych do urzędu skarbowego – 5 lat. Ustawa o rachunkowości przewiduje też trwałe przechowywanie sprawozdań finansowych.
Archiwizacja elektroniczna dokumentów
Konfigurujemy archiwizację elektroniczną dokumentów z Symfonii Handel. Faktury VAT eksportujemy do formatu PDF/A (archiwalny standard ISO 19005) z zachowaniem czytelności przez dziesiątki lat. Tworzymy strukturę folderów archiwalnych: rok → miesiąc → typ dokumentu (faktury_sprzedaży, faktury_zakupu, WZ, PZ). Każdy plik archiwum oznaczamy metadanymi: rok obrotowy, okres, data archiwizacji. Weryfikujemy otwieralność plików PDF po 1–2 latach od archiwizacji.
Archiwizacja bazy danych Symfonii Handel
Pełna kopia bazy danych Symfonii Handel za zamknięty rok obrotowy jest najcenniejszym elementem archiwum – pozwala odtworzyć każdy dokument w oryginalnej formie. Tworzymy kopię bazy za zamknięty rok (Pervasive: kopia plików BTR/DDF, SQL Server: BACKUP DATABASE) i przechowujemy na nośniku zewnętrznym lub w chmurze. Dokumentujemy wersję Symfonii Handel i silnika bazy potrzebną do odtworzenia – by za 5 lat można było otworzyć archiwum.
Archiwizacja plików JPK
Pliki JPK wysłane do urzędu skarbowego i potwierdzenia UPO archiwizujemy w dedykowanym folderze. Organizujemy strukturę: rok → miesiąc → JPK_V7_RRRRMM.xml + UPO_RRRRMM.xml. Dla plików JPK_FA generowanych na żądanie archiwizujemy plik z potwierdzeniem przesłania i żądaniem organu kontroli. Weryfikujemy sumę kontrolną pliku JPK po archiwizacji (MD5 lub SHA-256), by potwierdzić niezmienność archiwum.
Archiwizacja po zamknięciu roku obrotowego
Na koniec roku obrotowego przeprowadzamy kompleksową archiwizację: generujemy i zapisujemy wszystkie wymagane raporty roczne (rejestr sprzedaży za rok, rejestr zakupów, zestawienie obrotów towarowych, inwentaryzacja na koniec roku), tworzymy kopię bazy za zamknięty rok, eksportujemy listę faktur do CSV/Excel, archiwizujemy na zewnętrznym nośniku i drugiej lokalizacji. Podpisujemy protokół archiwizacji z listą zarchiwizowanych elementów i ich lokalizacją.
Przeniesienie archiwum przy zmianie systemu
Zmiana systemu handlowego nie zwalnia z obowiązku przechowywania danych za poprzednie lata. Pomagamy w zachowaniu dostępu do archiwalnych danych Symfonii Handel po migracji na inny system: utrzymanie instalacji Symfonii Handel wyłącznie do celów archiwalnych na wydzielonym komputerze (lub wirtualizowanym środowisku), eksport danych historycznych do formatów otwartych (CSV, PDF) dla zapewnienia dostępności bez zależności od oprogramowania. Dokumentujemy lokalizację archiwum i sposób dostępu.
