Dokumentacja handlowa podlega obowiązkowi przechowywania przez lata, ale nie musi obciążać codziennej pracy programu. Symfonia Handel obsługująca kilkanaście lat sprzedaży działa zauważalnie wolniej niż ta, w której bieżąca praca odbywa się na danych z ostatnich okresów.
Konfigurujemy archiwizację danych handlowych z zachowaniem pełnego dostępu do historii.
Co podlega archiwizacji
Ustalamy, które lata i rodzaje dokumentów mogą trafić do archiwum, uwzględniając terminy przechowywania wynikające z przepisów podatkowych i okresy przedawnienia roszczeń.
Moment archiwizacji
Najlepszym momentem jest okres po zamknięciu roku i rozliczeniu wszystkich korekt, gdy nie przewiduje się już zmian w danych historycznych.
Sposób wydzielenia
Dane archiwalne wydzielamy do osobnego zbioru dostępnego do odczytu, tak aby bieżąca praca odbywała się na mniejszym wolumenie.
Dostęp do historii
Sprawdzamy i opisujemy, jak sięgnąć do danych archiwalnych. Archiwum, do którego nikt nie umie wejść, jest w praktyce równoznaczne z brakiem danych.
Zabezpieczenie archiwum
Archiwum obejmujemy tym samym reżimem kopii zapasowych co dane bieżące.
Efekt
Mierzymy czasy pracy przed i po wydzieleniu, żeby ocenić rzeczywistą korzyść.
Powtarzalność
Ustalamy, co ile lat archiwizacja ma być powtarzana, żeby nie wracać do problemu dopiero przy kolejnym spowolnieniu.
Archiwizacja a korekty
Przed wydzieleniem danych sprawdzamy, czy nie są planowane korekty za archiwizowane okresy. Poprawka w danych już przeniesionych do archiwum wymaga znacznie więcej pracy niż ta sama zmiana wykonana wcześniej.
