Biuro rachunkowe pracuje jednocześnie na dziesiątkach, a czasem setkach kartotek różnych firm, co stawia przed systemem ERP zupełnie inne wymagania niż w przypadku pojedynczego przedsiębiorstwa — kluczowa jest sprawna obsługa wielofirmowości, szybkie przełączanie się między klientami oraz możliwość masowego przetwarzania podobnych operacji dla wielu podmiotów naraz. Wdrożenie takiego systemu musi też uwzględniać sposób komunikacji z klientami biura, którzy oczekują wygodnego przekazywania dokumentów i bieżącego wglądu w swoje rozliczenia.
Wdrażamy systemy ERP i księgowe dla biur rachunkowych, dbając o to, aby codzienna praca księgowych była jak najbardziej efektywna, a obsługa wielu firm nie generowała niepotrzebnego chaosu organizacyjnego.
Wielofirmowość i organizacja pracy księgowych
Podstawą wdrożenia w biurze rachunkowym jest odpowiednia struktura wielofirmowa systemu — każda obsługiwana firma powinna mieć osobną, odizolowaną ewidencję, przy jednoczesnym zachowaniu wspólnych elementów, takich jak słowniki kontrahentów czy szablony dokumentów, tam gdzie ma to sens. Konfigurujemy system tak, aby księgowi mogli sprawnie przełączać się między obsługiwanymi podmiotami, a przydział firm do poszczególnych pracowników odzwierciedlał rzeczywisty podział obowiązków w biurze.
Komunikacja z klientami i obieg dokumentów
Coraz więcej biur rachunkowych rezygnuje z odbierania dokumentów w formie papierowej na rzecz elektronicznego obiegu, dlatego w ramach wdrożenia konfigurujemy moduły umożliwiające klientom biura przesyłanie skanów faktur, dostęp do własnych rozliczeń czy podstawowych raportów bez konieczności kontaktu telefonicznego. Uwzględniamy przy tym obsługę faktur ustrukturyzowanych z KSeF, tak aby biuro mogło pobierać dokumenty swoich klientów zgodnie z nadanymi uprawnieniami, zamiast oczekiwać na ich ręczne przesłanie.
Automatyzacja powtarzalnych rozliczeń
Duża liczba obsługiwanych firm oznacza też powtarzalność wielu czynności — naliczania wynagrodzeń, generowania deklaracji podatkowych czy plików JPK dla kolejnych klientów w zbliżonych terminach. Konfigurujemy system tak, aby maksymalnie zautomatyzować te procesy poprzez harmonogramy, szablony i masowe operacje na grupach firm o podobnym profilu, co realnie odciąża zespół księgowy w najbardziej pracowitych dniach miesiąca, czyli zwykle w okresie okołodeklaracyjnym.
