Nowo wdrożony program ERP wymaga zasilenia danymi początkowymi – kartoteką towarów, listą kontrahentów, cenami, stanami magazynowymi. Import z plików Excel drastycznie skraca czas inicjalnego zasilenia systemu w porównaniu do ręcznego wprowadzania pozycja po pozycji.
Dane wymagające importu przy wdrożeniu ERP
Wdrożenie nowego programu ERP wiąże się z koniecznością zasilenia go danymi historycznymi lub początkowymi. Typowe obszary wymagające importu: kartoteka towarów (tysiące indeksów z cenami, kodami kreskowymi, opisami), kartoteka kontrahentów (lista klientów i dostawców z danymi adresowymi i bankowymi), cenniki i rabaty (indywidualne cenniki dla kontrahentów), stany magazynowe na dzień otwarcia (inwentaryzacja wejściowa), otwarte saldo należności i zobowiązań (faktury nieopłacone na dzień startu systemu), plan kont i słowniki analityczne. Ręczne wprowadzanie tych danych przy dużej kartotece zajęłoby tygodnie pracy.
Formaty importu obsługiwane przez programy ERP
Większość programów ERP oferuje import danych z plików w formatach: CSV (wartości oddzielone przecinkiem lub średnikiem – najprostszy i najpowszechniejszy format importu), Excel (XLS lub XLSX – bezpośredni import z arkusza), XML (dla bardziej złożonych struktur danych, np. zamówień z e-commerce), EDI (standardowe formaty wymiany dokumentów handlowych). Program do importu zwykle wymaga, aby dane w pliku źródłowym miały ściśle określoną strukturę kolumn. Przygotowanie pliku importu jest często najbardziej czasochłonnym etapem procesu migracji danych.
Mapowanie pól podczas importu
Import danych z Excela do ERP wymaga zmapowania kolumn pliku źródłowego na pola docelowe w systemie: kolumna A pliku = pole "nazwa towaru" w ERP, kolumna B = "kod towaru", kolumna C = "cena zakupu" itd. Wizualny konfigurator importu w programie ERP pozwala na graficzne przypisanie kolumn bez programowania. Raz skonfigurowany profil importu można zapisać i ponownie używać do cyklicznych importów danych (np. cotygodniowy import aktualizacji cennika od dostawcy).
Walidacja danych przed importem
Przed faktycznym importem program ERP powinien zwalidować dane z pliku: sprawdzenie formatu danych (liczby, daty, teksty), wykrycie duplikatów (czy towar o takim kodzie już istnieje), weryfikacja wymaganych pól (czy żaden obowiązkowy atrybut nie jest pusty), sprawdzenie referencji (czy kontrahent wskazany w zamówieniu istnieje w kartotece). Walidacja bez faktycznego importu pozwala wykryć i naprawić błędy w pliku źródłowym zanim dane trafią do systemu. Import bez walidacji może prowadzić do zaśmiecenia bazy danych błędnymi rekordami trudnymi do późniejszego wyczyszczenia.
Migracja danych do ERP – usługi migracyjne
Migracja danych przy wdrożeniu nowego systemu ERP jest krytycznym etapem projektu – błędy na tym etapie odbijają się na wszystkich późniejszych operacjach. Realizujemy migracje danych z dowolnych systemów źródłowych (stare programy ERP, Excel, systemy branżowe) do nowych systemów ERP. Nasza usługa obejmuje: analizę danych źródłowych, mapowanie pól, przygotowanie i walidację plików importu, przeprowadzenie importu testowego z weryfikacją oraz import produkcyjny z dokumentacją. Zapraszamy do kontaktu w celu wyceny projektu migracji.
