Microsoft Outlook oferuje rozbudowane narzędzia do zarządzania kalendarzem współdzielonym w zespole — od udostępniania własnego kalendarza współpracownikom z określonym poziomem uprawnień, przez Asystenta planowania (Scheduling Assistant) pokazującego dostępność wielu osób jednocześnie, po rezerwację sal konferencyjnych i zasobów firmowych bezpośrednio z poziomu zaproszenia na spotkanie.
Konfigurujemy współdzielone kalendarze zespołowe w firmach, gdzie planowanie spotkań wielu osób ręcznie, przez wymianę maili, generuje niepotrzebne opóźnienia i kolizje terminów.
Udostępnianie kalendarzy i poziomy uprawnień
Outlook pozwala udostępnić własny kalendarz innym użytkownikom w organizacji z różnym poziomem szczegółowości — od widoczności samej dostępności (wolne/zajęte) po pełny podgląd tematów spotkań i możliwość edycji przez inne osoby. W środowisku Microsoft 365 udostępnianie odbywa się przez Exchange Online, co pozwala też tworzyć kalendarze grupowe widoczne dla całego działu oraz kalendarze zasobów reprezentujące sale konferencyjne czy sprzęt współdzielony, jak projektor czy samochód służbowy.
Asystent planowania i wyszukiwanie wolnych terminów
Scheduling Assistant to widok w oknie tworzenia spotkania pokazujący w formie osi czasu dostępność wszystkich zaproszonych uczestników jednocześnie, z zaznaczonymi blokami zajętości pobranymi z ich kalendarzy. Funkcja Room Finder automatycznie sugeruje wolne sale konferencyjne spełniające zadane kryteria — pojemność, wyposażenie, lokalizacja biura — eliminując ręczne sprawdzanie dostępności każdej sali osobno. Dla organizacji rozproszonych geograficznie Outlook uwzględnia też różnice stref czasowych uczestników, pokazując godziny spotkania przeliczone dla każdej lokalizacji.
Wdrożenie w strukturze firmowej
Przy konfiguracji dla klienta biznesowego ustawiamy kalendarze zasobów dla sal i sprzętu współdzielonego, reguły automatycznej akceptacji lub odrzucania zaproszeń dla tych zasobów oraz odpowiednie poziomy uprawnień udostępniania dla poszczególnych działów, tak by na przykład zarząd miał pełny wgląd w kalendarze podległych zespołów, a szeregowi pracownicy widzieli jedynie status dostępności współpracowników z innych działów. Pomagamy też ustandaryzować nazewnictwo spotkań cyklicznych i wdrożyć delegowanie zarządzania kalendarzem na asystentów tam, gdzie kadra kierownicza potrzebuje wsparcia w planowaniu terminów.
