Wdrożenie Google Workspace w firmie to przejście na chmurowe środowisko pracy oparte na narzędziach Google: Gmail, Drive, Meet, Chat, Calendar, Dokumenty, Arkusze i Prezentacje. Dla firm przechodzących z lokalnych serwerów poczty lub z pakietów Microsoft Office, migracja do Google Workspace oznacza zmianę nawyków, ale też uproszczenie administracji IT i redukcję kosztów infrastruktury. Kluczowym krokiem jest migracja danych e-mail i plików oraz szkolenie pracowników z nowych narzędzi.
Wybór planu i licencjonowanie
Google Workspace Business Starter (6 USD/użytkownik/miesiąc) oferuje Gmail z domeną firmową, 30 GB storage na użytkownika i Meet do 100 uczestników. Business Standard (12 USD) zwiększa storage do 2 TB i limit Meet do 150. Business Plus (18 USD) dodaje 5 TB, do 500 uczestników Meet i zaawansowane funkcje bezpieczeństwa. Enterprise jest negocjowane indywidualnie z nieograniczonym storage. Dla organizacji non-profit Google oferuje bezpłatny plan.
Konfiguracja domeny i MX
Wdrożenie zaczyna się od weryfikacji domeny w Google Admin Console (przez rekord TXT w DNS) i konfiguracji rekordów MX do kierowania poczty przez serwery Google. Konfiguracja SPF, DKIM i DMARC jest niezbędna do poprawnej dostarczalności. Admin Console to centrum zarządzania wszystkimi usługami, użytkownikami, grupami i urządzeniami. Organizacyjne jednostki (OU) pozwalają stosować różne polityki dla różnych działów firmy.
Migracja poczty i danych
Google oferuje narzędzie Data Migration Service do importu poczty z Microsoft Exchange, Office 365 lub innych serwerów IMAP. Migracja plików z lokalnych dysków lub Office 365 SharePoint odbywa się przez Google Drive lub narzędzie Google Workspace Migrate. Konwersja plików .docx i .xlsx do formatu Google Docs/Sheets może być automatyczna, ale zachowanie oryginalnego formatu .docx/xlsx jest dostępne dla pełnej kompatybilności z partnerami używającymi Office.
Google Meet Room – sale konferencyjne
Wdrożenie Google Workspace często obejmuje wyposażenie sal konferencyjnych w sprzęt certyfikowany Google Meet (Logitech MeetUp, Poly Studio, Neat Board). Rezerwacja sal przez Calendar z widokiem zajętości wszystkich sal, automatyczne dołączanie do spotkania jednym przyciskiem na ekranie i prezentacja ekranu przez kabel USB-C lub bezprzewodowo ułatwia codzienną pracę hybrydową. Integracja z systemem kontroli dostępu do biura jest możliwa przez API.
Bezpieczeństwo i zarządzanie urządzeniami
Google Workspace oferuje wbudowany MDM (Mobile Device Management) do zarządzania urządzeniami iOS i Android z dostępem do danych firmowych. Context-Aware Access ogranicza dostęp do usług Google na urządzeniach niespełniających polityk bezpieczeństwa. Google Vault archiwizuje e-maile i pliki dla compliance i eDiscovery. DLP (Data Loss Prevention) skanuje treści e-maili i plików pod kątem danych wrażliwych. Wszystkie te funkcje są dostępne w planach Business Plus i Enterprise.
