Migracja z lokalnie zainstalowanego pakietu Office (licencja stała, jednorazowo zakupiona) na subskrypcyjny Microsoft 365 to jedna z najczęstszych zmian technologicznych zlecanych nam przez firmy modernizujące swoje środowisko biurowe. W przeciwieństwie do klasycznego Office 2019 czy 2021, Microsoft 365 dostarcza aplikacje w modelu ciągle aktualizowanym, wraz z pakietem usług chmurowych — OneDrive, SharePoint, Teams — obejmowanych jedną subskrypcją.
Planujemy i przeprowadzamy migrację tak, by przejście nie zakłóciło bieżącej pracy firmy, z zachowaniem ciągłości dostępu do dokumentów i historii poczty.
Różnice między licencją stałą a subskrypcją
Klasyczna licencja Office (tzw. perpetual license) jest przypisana do jednego urządzenia i nie obejmuje przyszłych dużych aktualizacji funkcjonalnych — jedynie poprawki bezpieczeństwa przez określony czas wsparcia. Microsoft 365 w modelu subskrypcyjnym daje dostęp do zawsze aktualnej wersji aplikacji, instalacji na wielu urządzeniach przypisanych do jednego użytkownika (komputer, tablet, telefon) oraz do usług chmurowych niedostępnych w wersji pudełkowej, jak 1 TB przestrzeni OneDrive na użytkownika czy licencja Teams. Koszt subskrypcji jest rozłożony w czasie, co dla wielu firm ułatwia planowanie budżetu IT względem jednorazowego dużego wydatku na nowe licencje stałe.
Proces migracji krok po kroku
Migrację zaczynamy od audytu obecnie używanych licencji i wersji Office na poszczególnych stanowiskach, następnie planujemy kolejność przejścia tak, by uniknąć przestoju w pracy — zwykle grupami działów, a nie jednorazowo dla całej firmy. Kluczowym etapem jest migracja danych: skrzynek pocztowych do Exchange Online, plików lokalnych i sieciowych do OneDrive/SharePoint oraz konfiguracja Azure AD (Entra ID) jako centralnego katalogu tożsamości użytkowników. Po migracji danych instalujemy aplikacje Microsoft 365 na stacjach roboczych, usuwając starsze wersje Office, które mogłyby powodować konflikty licencyjne lub aktywacyjne.
Zarządzanie po migracji
Po zakończeniu przejścia konfigurujemy Centrum administracyjne Microsoft 365, przypisujemy odpowiednie plany licencyjne poszczególnym grupom pracowników (nie każde stanowisko potrzebuje pełnego pakietu z Teams czy Power BI) oraz wdrażamy zasady bezpieczeństwa, jak uwierzytelnianie wieloskladnikowe i polityki dostępu warunkowego. Wspieramy też pracowników w pierwszych tygodniach po migracji, gdy najczęściej pojawiają się pytania o nową lokalizację plików czy różnice w interfejsie aplikacji webowych względem znanych wersji desktopowych.
