Microsoft Visio to narzędzie do rysowania diagramów: schematów sieci, procesów biznesowych, planów pomieszczeń i struktur organizacyjnych. Jego przewaga nad rysowaniem w innych programach polega na tym, że kształty mają znaczenie – można je łączyć, opisywać danymi i aktualizować bez przerysowywania całości.
Wdrażamy Visio w firmach, które muszą udokumentować infrastrukturę albo procesy w sposób czytelny także za rok.
Schematy sieci i infrastruktury
Najczęstsze zastosowanie w firmie to mapa sieci: przełączniki, punkty dostępowe, serwery, drukarki i połączenia między nimi. Przygotowujemy zestaw kształtów odpowiadający sprzętowi klienta, żeby dokumentacja odzwierciedlała rzeczywistość, a nie ogólny schemat z szablonu.
Diagramy procesów
Visio obsługuje notacje procesowe, w tym BPMN. Pomagamy opisać proces tak, żeby dało się go potem realnie usprawnić: z jasnym początkiem, decyzjami i punktami, w których praca przechodzi między działami.
Kształty powiązane z danymi
Kształty można połączyć z arkuszem Excela albo inną bazą, dzięki czemu diagram sam pokazuje aktualne dane – na przykład stan urządzenia albo osobę odpowiedzialną. Konfigurujemy takie połączenie i pokazujemy, jak odświeżać dane bez psucia układu.
Utrzymanie dokumentacji
Dokumentacja starzeje się szybciej, niż ktokolwiek zakłada. Ustalamy prostą zasadę aktualizacji – kto i kiedy nanosi zmiany – oraz miejsce przechowywania plików, żeby wszyscy pracowali na jednej wersji.
Udostępnianie osobom bez Visio
Pokazujemy, jak publikować diagramy w formatach, które otworzy każdy: PDF, obraz albo widok w przeglądarce. To rozwiązuje typowy problem – dokumentacja istnieje, ale nikt poza jej autorem nie może jej otworzyć.
