Comiesięczna wysyłka dokumentów do ZUS to nie tylko DRA i raporty imienne – może obejmować też dokumenty zgłoszeniowe (ZUA, ZWUA) dla nowych i odchodzących pracowników, korekty poprzednich deklaracji i dokumenty specjalne. Prawidłowe skompletowanie pakietu dokumentów przed wysyłką minimalizuje ryzyko odrzucenia i konieczności powtórnej wysyłki. Pomagamy przygotować kompletny i poprawny pakiet dokumentów ZUS.
Pakiet dokumentów ZUS za dany miesiąc musi być spójny wewnętrznie: liczba ubezpieczonych w DRA musi zgadzać się z liczbą raportów imiennych, suma składek w DRA musi być równa sumie ze wszystkich raportów imiennych, wszystkie nowi pracownicy muszą mieć złożone ZUA przed ich pierwszym raportem imiennym.
Dokumenty w typowym pakiecie miesięcznym
- ZUS ZUA – dla każdego nowego pracownika zatrudnionego w danym miesiącu
- ZUS ZWUA – dla każdego pracownika, który zakończył pracę w danym miesiącu
- ZUS ZIUA – jeśli w miesiącu zmieniły się dane adresowe lub identyfikacyjne pracownika
- ZUS RCA (lub RZA) – dla każdego ubezpieczonego za dany miesiąc
- ZUS RSA – dla pracowników, którzy mieli przerwy w ubezpieczeniu (choroba, macierzyństwo)
- ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa podsumowująca składki za wszystkich ubezpieczonych
- Dokumenty korygujące za poprzednie okresy – jeśli były wykryte błędy
Weryfikacja kompletności przed wysyłką
Przed wysyłką przeprowadzamy weryfikację kompletności pakietu przez moduł weryfikacji Płatnika. Sprawdzamy, czy liczba ZUA i ZWUA zgadza się z ruchami kadrowymi w danym miesiącu. Weryfikujemy, że suma RCA i RZA w DRA jest równa sumie wszystkich raportów imiennych. Sprawdzamy, czy pracownicy przebywający na chorobowym mają złożony RSA z właściwymi kodami przerwy. Dopiero po pomyślnej weryfikacji inicjujemy wysyłkę pakietu do ZUS.
