Dokumenty wysłane do ZUS mogą zostać odrzucone przez system PUE ZUS z powodu błędów formalnych, przekroczenia terminu lub problemów technicznych. Odrzucone dokumenty nie są zarejestrowane w systemie ZUS – wymagają poprawy i ponownej wysyłki. Każda przerwa w ciągłości dokumentów może skutkować problemami z ubezpieczeniami pracowników lub sankcjami dla płatnika. Pomagamy szybko naprawić i ponownie wysłać odrzucone dokumenty.
ZUS może odrzucić przesyłkę na etapie technicznym (błąd formatu, problem z certyfikatem) lub na etapie merytorycznym (błędy walidacji biznesowej dokumentów). Informacja o odrzuceniu dostępna jest w historii wysyłek Płatnika i na koncie płatnika w PUE ZUS.
Powody odrzucenia dokumentów przez ZUS
- Błąd techniczny – nieprawidłowy certyfikat, błąd podpisu, niezgodny format KEDU
- Zduplikowany identyfikator – dokument o tym samym ID jest już zarejestrowany w ZUS
- Przekroczenie terminu – dokument złożony po upływie ustawowego terminu (możliwe kary)
- Błąd merytoryczny – niezgodność danych z bazą ZUS (np. niezarejestrowany ubezpieczony)
- Przejściowy błąd systemu ZUS – wymagana ponowna wysyłka bez zmian
Procedura ponownej wysyłki
Diagnozujemy przyczynę odrzucenia na podstawie komunikatu błędu w historii wysyłek Płatnika lub w systemie PUE ZUS. Dla błędów technicznych korygujemy konfigurację certyfikatu lub format dokumentu i wysyłamy ponownie. Dla błędów merytorycznych naprawiamy dane w Płatniku i przygotowujemy korygowaną wersję dokumentu. W przypadku przekroczenia terminu dokumentujemy okoliczności dla ewentualnej obrony przed sankcjami. Weryfikujemy status ponownie wysłanego dokumentu w PUE ZUS po kilkunastu minutach od wysyłki.
