Import pliku KEDU do Płatnika to moment, w którym dane z programu kadrowo-płacowego trafiają do bazy dokumentów ZUS. Błędy na tym etapie – odrzucenie pliku, częściowy import lub komunikaty o niezgodności danych – blokują cały proces raportowania i wymagają szybkiej diagnozy. Problemy mogą leżeć zarówno po stronie pliku KEDU, jak i po stronie konfiguracji bazy Płatnika.
Komunikaty błędów podczas importu KEDU
Płatnik wyświetla różne komunikaty w zależności od rodzaju problemu:
- „Plik KEDU nie jest poprawnym plikiem ubezpieczeniowym" – brakujący lub uszkodzony nagłówek pliku KEDU. Sprawdź, czy plik nie jest pusty lub przycięty.
- „Nieznany format dokumentu" – wersja formatu KEDU w pliku jest starsza lub nowsza niż obsługiwana przez daną wersję Płatnika.
- „Ubezpieczony [PESEL] nie istnieje w bazie" – plik KEDU zawiera RCA dla osoby, która nie ma aktywnego ZUA w bazie Płatnika. Konieczne jest najpierw zaimportowanie lub ręczne dodanie ZUA.
- „Błąd sumy kontrolnej dokumentu" – plik KEDU ma nieprawidłowe sumy kontrolne generowane przez program kadrowy.
- „Zbyt długa wartość pola" – pole tekstowe (np. nazwisko) przekracza maksymalną dozwoloną długość.
Procedura diagnozowania błędów importu
- Zanotuj lub zrób zrzut ekranu pełnego komunikatu błędu – ważna jest każda cyfra i numer wiersza.
- Sprawdź numer wiersza podany w błędzie i przejdź do tego miejsca w pliku KEDU (edytor tekstowy).
- Zidentyfikuj dokument i pole powodujące problem.
- Usuń lub popraw błędny rekord w pliku KEDU (edycja ręczna) i ponów import.
- Jeśli problem leży w danych ubezpieczonego w bazie Płatnika (brak ZUA), dodaj brakujące ZUA przed importem RCA.
Import częściowy – co zrobić z odrzuconymi rekordami
Płatnik może zaimportować część pliku, odrzucając błędne rekordy. Po imporcie częściowym:
- Zanotuj listę odrzuconych ubezpieczonych.
- Dla każdej odrzuconej osoby ustal przyczynę odrzucenia (brak ZUA, błędny PESEL, błędny kod tytułu).
- Napraw dane w programie kadrowym lub bazie Płatnika.
- Wyeksportuj plik KEDU tylko dla odrzuconych osób (jeśli program kadrowy to umożliwia) i dokonaj importu uzupełniającego.
Import KEDU a numeracja zestawów dokumentów
Każdy zestaw dokumentów (DRA + dokumenty imienny) ma numer wynikający z kolejności zestawów za dany miesiąc. Przy imporcie KEDU Płatnik proponuje numer następnego dostępnego zestawu. Jeśli poprzednio importowany plik KEDU był błędny i trzeba go zastąpić, usuń niekompletny zestaw przed ponownym importem, by uniknąć zduplikowanych numerów zestawów.
Nasz serwis naprawia błędy importu KEDU, identyfikuje i koryguje niezgodności w bazie ubezpieczonych i przeprowadza testy importu po aktualizacji programu kadrowego lub Płatnika. Skontaktuj się z nami.
