Weryfikacja pliku KEDU to etap pomiędzy eksportem z programu kadrowego a importem do Płatnika, który pozwala wykryć błędy zanim trafią do bazy dokumentów ZUS. Płatnik oraz narzędzia ZUS oferują funkcje walidacji KEDU – ich prawidłowe użycie oszczędza czas i eliminuje konieczność cofania błędnych importów. Rozumienie komunikatów weryfikacji jest kluczem do szybkiej naprawy.
Czym jest weryfikacja KEDU i dlaczego jest ważna
Weryfikacja KEDU sprawdza:
- Zgodność struktury pliku ze specyfikacją formatu (poprawność tagów, pól, typów danych).
- Poprawność sum kontrolnych na poziomie dokumentu i zestawu.
- Prawidłowość kodów (kody tytułu, kody świadczeń, kody przerw).
- Kompletność wymaganych pól.
- Spójność danych (np. czy daty początku i końca przerwy są w obrębie miesiąca).
Weryfikacja nie sprawdza, czy dane merytoryczne są zgodne z rzeczywistością (np. czy wynagrodzenie jest prawdziwe) – to wykracza poza możliwości automatycznej walidacji.
Wbudowana weryfikacja KEDU w Płatniku
W nowszych wersjach Płatnika dostępna jest weryfikacja pliku KEDU przed importem:
- Wybierz Plik → Weryfikuj plik KEDU.
- Wskaż plik KEDU do weryfikacji.
- Program wyświetli listę wykrytych błędów z numerami wierszy i opisami.
- Napraw błędy w pliku lub w programie kadrowym i uruchom weryfikację ponownie.
Typowe błędy weryfikacji i sposoby naprawy
Błąd: Nieprawidłowy kod tytułu ubezpieczenia – kod nie istnieje w aktualnym słowniku ZUS. Sprawdź aktualną tabelę kodów w dokumentacji ZUS i popraw w programie kadrowym.
Błąd: Podstawa wymiaru poniżej minimum – podstawa dla danego kodu tytułu jest niższa niż wymagane minimum. Może to być prawdziwe (np. praca na 1/8 etatu) lub błąd zaokrąglenia. Jeśli jest poprawne, ustaw flagę informacji dodatkowej w pliku KEDU.
Błąd: Data poza zakresem okresu rozliczeniowego – data w dokumencie imiennym wykracza poza miesiąc, za który składany jest zestaw. Sprawdź daty urlopów, zwolnień i zatrudnienia.
Błąd: Duplikat PESEL w zestawie – ta sama osoba pojawia się dwa razy w dokumentach imiennych tego samego zestawu. Scalanie wynagrodzenia może być wymagane.
Weryfikacja wielokrotna i iteracyjna naprawa
Przy dużych plikach KEDU (wiele pracowników) weryfikacja może wykryć wiele błędów jednocześnie. Naprawiaj je iteracyjnie:
- Eksportuj listę błędów do pliku tekstowego lub CSV.
- Grupuj błędy według rodzaju – podobne błędy często mają to samo źródło (np. brakujący kod zawodu dla wszystkich pracowników danego działu).
- Napraw przyczynę źródłową w programie kadrowym.
- Wygeneruj nowy plik KEDU i zweryfikuj ponownie.
Nasz serwis przeprowadza weryfikację plików KEDU, identyfikuje źródłowe przyczyny błędów w konfiguracji programu kadrowego i przeprowadza pracowników działów kadr przez procedury poprawy eksportu. Skontaktuj się z nami.
