Eksport danych z programu kadrowo-płacowego do pliku KEDU jest krytycznym ogniwem procesu raportowania ZUS. Gdy eksport działa nieprawidłowo – generuje niekompletne pliki, pliki z błędami kodowania lub pliki niezgodne z aktualną wersją formatu KEDU – cały łańcuch pracy z Płatnikiem jest zablokowany. Diagnoza i naprawa błędów eksportu KEDU wymaga współpracy z konfiguracją programu kadrowego i znajomości specyfikacji formatu KEDU.
Specyfikacja formatu KEDU
KEDU (Kompleksowy Elektroniczny Dokument Ubezpieczeniowy) to format wymiany danych między programami kadrowymi a Płatnikiem. Jego specyfikacja jest publikowana przez ZUS i podlega regularnym aktualizacjom. Aktualną specyfikację KEDU można pobrać ze strony zus.pl. Każda wersja specyfikacji ma numer (np. KEDU 4.0, KEDU 5.0), a program kadrowy musi eksportować plik w wersji obsługiwanej przez zainstalowany Płatnik.
Typowe błędy eksportu KEDU z programu kadrowego
- Nieaktualna wersja formatu KEDU – program kadrowy eksportuje KEDU 4.0, a Płatnik oczekuje KEDU 5.0. Rozwiązanie: aktualizacja modułu eksportu KEDU w programie kadrowym.
- Błędne kodowanie znaków – plik KEDU jest zapisany w kodowaniu ISO-8859-2 zamiast UTF-8 lub odwrotnie. Polskie znaki diakrytyczne są zniekształcone. Rozwiązanie: zmiana kodowania w ustawieniach eksportu programu kadrowego.
- Brakujące wymagane pola – program kadrowy nie wypełnia wszystkich obowiązkowych pól formatu KEDU (np. brak kodu wykonywanego zawodu dla określonych kodów tytułu). Rozwiązanie: uzupełnienie danych w karcie pracownika.
- Niezgodność sum kontrolnych – plik KEDU zawiera błędnie obliczone sumy kontrolne. Rozwiązanie: aktualizacja lub reinstalacja modułu eksportu KEDU.
Diagnostyka błędu eksportu KEDU
- Sprawdź komunikat błędu w Płatniku przy próbie importu pliku KEDU.
- Otwórz plik KEDU w edytorze tekstowym (Notepad++) – sprawdź kodowanie w nagłówku pliku.
- Zweryfikuj numer wersji formatu KEDU w nagłówku pliku i porównaj z obsługiwaną wersją.
- Sprawdź kompletność wymaganych pól dla kilku pierwszych rekordów – porównaj z dokumentacją KEDU.
- Sprawdź dziennik błędów programu kadrowego – często zawiera szczegółowe komunikaty o brakujących danych.
Testowanie poprawności pliku KEDU
Przed importem do Płatnika możesz walidować plik KEDU narzędziami dostarczonymi przez ZUS. Walidator KEDU jest dostępny na stronie ZUS jako osobne narzędzie lub jako funkcja wbudowana w nowsze wersje Płatnika (Plik → Weryfikuj plik KEDU). Wynik walidacji wskaże dokładnie, które rekordy i które pola zawierają błędy.
Nasz serwis diagnozuje i naprawia błędy eksportu KEDU ze wszystkich popularnych programów kadrowych (Gratyfikant, Optima, Symfonia, R2Płatnik, WAPRO Kadry i inne), aktualizuje moduły KEDU i konfiguruje poprawne kodowanie plików. Skontaktuj się z nami.
