Certyfikat kwalifikowany ma ograniczony czas ważności – zazwyczaj 1 lub 2 lata. Po jego wygaśnięciu wysyłka dokumentów do ZUS za jego pomocą staje się niemożliwa. Procedura odnowienia certyfikatu jest ściśle określona przez urząd certyfikacji i wymaga przeprowadzenia jej przed wygaśnięciem aktualnego certyfikatu. Niedopilnowanie terminu odnowienia może spowodować przestój w wysyłce dokumentów ZUS w newralgicznym momencie miesięcznego cyklu rozliczeniowego.
Jak sprawdzić datę ważności certyfikatu
Datę wygaśnięcia certyfikatu kwalifikowanego można sprawdzić na kilka sposobów:
- Menedżer certyfikatów Windows – uruchom certmgr.msc, przejdź do Osobiste → Certyfikaty, otwórz certyfikat kwalifikowany i sprawdź pole Ważny do.
- Oprogramowanie tokena – narzędzia dostawcy certyfikatu (np. Certum proCertum CertManager, KIR) wyświetlają datę wygaśnięcia certyfikatów na tokenie.
- Płatnik – w Komunikacja → Ustawienia komunikacji → Certyfikat wyświetlana jest data ważności wybranego certyfikatu.
Ustaw przypomnienie w kalendarzu na 4 tygodnie przed datą wygaśnięcia – to minimalny czas na odnowienie.
Procedura odnowienia certyfikatu kwalifikowanego
- Skontaktuj się z urzędem certyfikacji (Certum, KIR, Sigillum lub innym) minimum 4 tygodnie przed wygaśnięciem certyfikatu.
- Wypełnij wniosek o odnowienie certyfikatu – zazwyczaj można to zrobić online przez portal klienta urzędu certyfikacji.
- Dokonaj opłaty za odnowienie (koszt zależy od okresu ważności i dostawcy).
- Przejdź procedurę weryfikacji tożsamości – przy pierwszym certyfikacie wymagana jest wizyta w punkcie rejestracji; przy odnowieniu często możliwa jest weryfikacja zdalna lub przez kuriera.
- Po weryfikacji urząd certyfikacji udostępni nowy certyfikat. Pobierz go i zainstaluj na tokenie za pomocą oprogramowania dostarczonego przez urząd.
Konfiguracja nowego certyfikatu w Płatniku
- Upewnij się, że nowy certyfikat jest widoczny w Menedżerze certyfikatów Windows.
- Przejdź do Komunikacja → Ustawienia komunikacji w Płatniku.
- Kliknij Wybierz certyfikat i wybierz nowy certyfikat z listy.
- Przetestuj podpis przez Komunikacja → Test podpisu.
- Przetestuj połączenie z ZUS i wyślij testowy (nieoficjalny) dokument, aby potwierdzić sprawność nowego certyfikatu.
Co zrobić przy wygaśniętym certyfikacie
Jeśli certyfikat wygasł, a dokumenty muszą być wysłane pilnie:
- Przejdź na profil zaufany jako tymczasowe rozwiązanie – nie wymaga certyfikatu kwalifikowanego.
- Jednocześnie pilnie uruchom procedurę odnowienia certyfikatu.
- Jeśli termin wysyłki dokumentów mija – skontaktuj się z ZUS i wyjaśnij sytuację; ZUS może wykazać zrozumienie przy pierwszym incydencie.
Nasz serwis zarządza terminami odnowienia certyfikatów kwalifikowanych, koordynuje procedurę z urzędem certyfikacji i konfiguruje nowy certyfikat w Płatniku po odnowieniu. Skontaktuj się z nami, aby nigdy nie przegapić terminu wygaśnięcia certyfikatu.
