Błędnie skonfigurowane składniki płacowe w programie Insert Gratyfikant GT mogą przez długi czas przekazywać nieprawidłowe kwoty do ZUS i urzędu skarbowego, nie generując przy tym żadnych widocznych komunikatów o błędach. Użytkownicy często wykrywają problem dopiero podczas rocznego rozliczenia, kontroli ZUS lub gdy pracownik zwróci uwagę na niezgodność na pasku wypłaty. Naprawa historycznych błędów w składnikach bywa żmudna i wymaga weryfikacji wielu zamkniętych list płac.
Nasz serwis specjalizuje się w analizie i korekcji błędów w konfiguracji składników płacowych Gratyfikant GT, minimalizując zakres koniecznych korekt wstecznych i deklaracji korygujących.
Typowe błędy w definicjach składników płacowych
Błędne ustawienie flagi ZUS
Najczęstszy i potencjalnie najkosztowniejszy błąd. Składnik, który powinien wchodzić do podstawy ZUS, jest przez program traktowany jako zwolniony – w efekcie przez wiele miesięcy firma odprowadza za niskie składki, co po wykryciu przez ZUS skutkuje koniecznością opłacenia zaległości wraz z odsetkami. I odwrotnie – składnik zwolniony ze składek (np. diety w normach) jest błędnie włączony do podstawy, co zawyża koszty firmy.
Błąd w podstawie zasiłku chorobowego
Premia regulaminowa nie jest włączona do podstawy zasiłku, choć zgodnie z regulaminem wynagradzania powinna być. Pracownik korzystający ze zwolnienia lekarskiego otrzymuje zasiłek chorobowy niższy niż przysługuje mu według przepisów (zasiłek liczony bez uwzględnienia premii regulaminowej).
Nieprawidłowe proporcjonowanie przy nieobecnościach
Składnik oznaczony jako „proporcjonalny" powinien być zmniejszany o dni nieobecności – np. wynagrodzenie zasadnicze przy chorobie. Błędne ustawienie na „nieproporcjonalny" sprawia, że pracownik na zwolnieniu lekarskim otrzymuje pełne wynagrodzenie zasadnicze plus zasiłek, co jest niezgodne z Kodeksem pracy.
Błędna formuła składnika wyliczanego
Składniki wyliczane (dodatek stażowy, nadgodziny) opierają się na formułach. Błąd w formule – np. nieprawidłowa baza procentowa lub błędny divisor przy liczeniu stawki godzinowej – prowadzi do systematycznych błędów naliczenia.
Procedura wykrywania i naprawy błędów
Krok 1: Audyt składników
Drukujemy lub eksportujemy listę wszystkich składników z ich parametrami i porównujemy z obowiązującymi przepisami ZUS i ustawy o PIT. Zwracamy uwagę na składniki zwolnione ze składek (rozporządzenie MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek).
Krok 2: Identyfikacja zakresu błędu
Sprawdzamy, od kiedy błędny składnik był stosowany (data wprowadzenia do konfiguracji) i których pracowników dotyczył. Szacujemy różnicę między naliczonymi a należnymi składkami ZUS.
Krok 3: Korekta definicji składnika
Zmieniamy błędny parametr w konfiguracji składnika. Pamiętamy, że zmiana konfiguracji składnika w Gratyfikant GT może wpłynąć na ponowne przeliczenie otwartych list płac, ale nie zmieni automatycznie zamkniętych.
Krok 4: Korekty wsteczne
Dla zamkniętych list płac z błędnymi naliczeniami tworzymy listy korygujące za każdy dotknięty miesiąc. Następnie generujemy korygujące dokumenty ZUS (ZUS RCA korekta) przez Płatnik. W razie niedopłaty PIT – składamy korygujące deklaracje PIT-4R.
