Kartoteki kontrahentów w Humansoft HermesSQL przechowują dane klientów i dostawców, których poprawność ma bezpośredni wpływ na faktury, rozrachunki i ewidencję podatkową. Zduplikowane kartoteki, błędne numery NIP, nieprawidłowe dane adresowe lub pomieszane przypisania do grup – wszystkie te problemy wymagają korekty.
Nasz serwis naprawia, porządkuje i optymalizuje kartoteki kontrahentów w HermesSQL, przywracając spójność danych i ułatwiając codzienną pracę z systemem.
Typowe problemy kartotek kontrahentów
W długo używanych bazach HermesSQL kartoteki kontrahentów nagromadzają różnorodne błędy:
- Duplikaty – ten sam kontrahent ma dwie lub więcej kartotek, co rozprasza historię dokumentów
- Błędny NIP – szczególnie groźne przy fakturach VAT i plikach JPK
- Nieaktualne dane adresowe – zmiana siedziby kontrahenta nieodnotowana w systemie
- Brak przypisania do grupy kontrahentów – utrudnia raporty i stosowanie rabatów grupowych
- Bałagan w nazwach – niespójne nazewnictwo utrudnia wyszukiwanie
- Błędne przypisanie do opiekuna handlowego
Procedura naprawy i porządkowania kartotek
Naprawę zaczynamy od identyfikacji duplikatów przy użyciu raportu porównawczego lub skryptu SQL na bazie HermesSQL. Następnie scalamy duplikaty, przenosząc historię dokumentów na kartotekę główną i dezaktywując zbędne wpisy.
Weryfikację NIP przeprowadzamy masowo przez usługę weryfikacji GUS lub API Ministerstwa Finansów. Aktualizujemy dane adresowe, kody pocztowe i przypisania do grup. Na zakończenie sprawdzamy, czy po scaleniu żaden z historycznych dokumentów nie utracił powiązania z kontrahentem.
Zapobieganie przyszłym błędom
Konfigurujemy walidację NIP przy wprowadzaniu nowego kontrahenta i uruchamiamy mechanizm ostrzegania przy próbie dodania kontrahenta z NIP-em już istniejącym w bazie. Dzięki tym zabezpieczeniom baza kontrahentów pozostaje czysta przy bieżącej pracy.
