Comarch ERP XT – JPK_VAT – generowanie i weryfikacja to temat, z którym regularnie mierzą się użytkownicy systemu podczas rozliczeń miesięcznych. Comarch ERP XT jako rozwiązanie chmurowe generuje plik JPK_VAT na podstawie danych sprzedażowych i zakupowych wprowadzonych w module księgowości online, bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania.
Problemy, z jakimi zgłaszają się klienci, dotyczą najczęściej niekompletnych danych w dokumentach źródłowych, błędów walidacji struktury pliku oraz trudności z eksportem lub wysyłką do systemu e-Deklaracje. Poniżej przedstawiamy sposób diagnozy i naprawy tych usterek.
Jak Comarch ERP XT tworzy plik JPK_VAT
Plik JPK_VAT jest generowany na podstawie zarejestrowanych w systemie dokumentów sprzedaży i zakupu za dany okres rozliczeniowy. Ponieważ XT jest aplikacją online, generowanie odbywa się na serwerach Comarch – użytkownik jedynie wybiera okres i inicjuje proces z poziomu przeglądarki, a gotowy plik pobiera lub wysyła bezpośrednio z poziomu systemu. Struktura JPK_VAT łączy w sobie część ewidencyjną (szczegółowy rejestr sprzedaży i zakupu) z częścią deklaracyjną, dlatego poprawność jednej wpływa bezpośrednio na drugą.
Typowe przyczyny błędów w pliku
Niekompletne dane kontrahenta lub dokumentu
Najczęstszym powodem, dla którego generowanie kończy się błędem lub plik zostaje odrzucony przy weryfikacji, są brakujące dane identyfikacyjne kontrahenta (NIP), nieprawidłowe oznaczenia procedur (np. kody GTU, oznaczenia transakcji) lub błędne przypisanie stawki VAT do pozycji dokumentu. Zdarza się też, że dokument zakupowy wprowadzony przez moduł OCR wymaga ręcznej korekty pola, które zostało rozpoznane niepoprawnie.
Rozbieżności między rejestrem VAT a deklaracją
Jeśli suma kwot w części ewidencyjnej nie zgadza się z częścią deklaracyjną, należy sprawdzić, czy wszystkie dokumenty z danego miesiąca zostały zaksięgowane przed wygenerowaniem pliku – dokumenty dodane po wygenerowaniu JPK nie zostaną w nim uwzględnione i wymagają ponownego wygenerowania pliku. Warto też zwrócić uwagę na dokumenty korygujące, które powinny być przypisane do właściwego okresu rozliczeniowego.
Błędy techniczne przy eksporcie
Czasem sam plik generuje się poprawnie, ale pobranie lub wysyłka kończy się niepowodzeniem. W takiej sytuacji warto sprawdzić:
- stabilność połączenia internetowego w trakcie generowania,
- czy przeglądarka nie blokuje pobierania plików (ustawienia pobierania, blokada wyskakujących okien),
- czy nie jest aktywny status utrudnień na status.comarch.com,
- czy konto użytkownika ma odpowiednie uprawnienia do modułu deklaracji,
- czy w przeglądarce nie zapisała się stara sesja logowania powodująca błędy autoryzacji przy wysyłce.
Weryfikacja poprawności pliku przed wysyłką
Przed wysłaniem pliku do systemu e-Deklaracje zalecamy porównanie sum kontrolnych z rejestrem VAT sprzedaży i zakupu w Comarch ERP XT oraz sprawdzenie, czy wszystkie faktury korygujące z danego okresu zostały uwzględnione. Warto również zweryfikować poprawność struktury pliku narzędziem walidacyjnym Ministerstwa Finansów, jeśli wysyłka odbywa się poza systemem. Dodatkowo dobrze jest zachować potwierdzenie UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) po wysyłce jako dowód złożenia deklaracji w terminie.
Cykliczność generowania i harmonogram
Ponieważ JPK_VAT generowany jest zwykle co miesiąc, warto ustalić stały termin zamykania okresu księgowego w firmie – to znacząco ułatwia weryfikację danych i zmniejsza ryzyko pominięcia dokumentów wprowadzonych z opóźnieniem, na przykład kosztowych faktur dostarczonych przez kontrahentów pod koniec miesiąca.
Wsparcie serwisu
Pomagamy klientom w diagnozowaniu przyczyn błędów generowania JPK_VAT, poprawie danych źródłowych w dokumentach oraz rozwiązywaniu problemów technicznych po stronie przeglądarki i stanowiska pracy. W przypadku błędów wynikających z samej struktury pliku odsyłamy do dokumentacji Ministerstwa Finansów lub wsparcia Comarch, jeśli problem leży po stronie generatora.
