Kartoteki kontrahentów w Comarch ERP XT to centralny rejestr klientów i dostawców firmy. Błędy w kartotekach – nieprawidłowy NIP, zduplikowane wpisy, nieaktualne adresy – prowadzą do problemów z fakturami, JPK i automatycznym parowaniem płatności. Opisujemy, jak diagnozować i naprawiać błędy w kartotekach kontrahentów w systemie XT.
Weryfikacja NIP kontrahentów przez GUS
Comarch ERP XT posiada wbudowaną weryfikację NIP przez bazę GUS (REGON). Przy dodawaniu lub edycji kontrahenta wpisz NIP i kliknij „Pobierz dane z GUS" – system automatycznie wypełni pełną nazwę firmy, adres siedziby, REGON i KRS. Weryfikacja GUS działa dla podmiotów zarejestrowanych w Polsce. Dla kontrahentów zagranicznych (UE) weryfikuj NIP przez system VIES (validator.vies.eu.int) – potwierdza status czynnego podatnika VAT UE. Brak weryfikacji NIP to ryzyko wystawienia faktury nieistniejącej firmie.
Duplikaty kontrahentów – identyfikacja i scalanie
Zduplikowane kartoteki kontrahentów (ta sama firma wpisana kilka razy pod różnymi kodami) powodują rozbicie historii dokumentów i rozrachunków. W Comarch XT wyszukaj duplikaty przez Kontrahenci → filtruj po NIP. Jeżeli system wskazuje dwóch kontrahentów z tym samym NIP, jeden z nich jest duplikatem. Scalanie w XT: otwórz właściwy wpis kontrahenta, użyj funkcji Scal z duplikatem (menu Akcje → Scal), wskaż duplikat. XT przeniesie wszystkie dokumenty i rozrachunki duplikatu do właściwego wpisu i dezaktywuje duplikat.
Aktualizacja danych kontrahenta po zmianie siedziby lub nazwy
Gdy kontrahent zmienił adres lub nazwę firmy, zaktualizuj jego kartotekę przez Pobierz dane z GUS (jeżeli zmiana jest już widoczna w REGON – zwykle po 1–2 tygodniach od rejestracji zmiany). Pamiętaj: zmiana danych w kartotece dotyczy nowych dokumentów. Historyczne faktury zawierają dane z chwili wystawienia – jest to prawidłowe i nie wymaga korekty. Jeżeli kontrahent prosił o zmianę danych na historycznej fakturze, wymagana jest nota korygująca od nabywcy.
Konto bankowe kontrahenta w kartotece
Comarch ERP XT pozwala przypisać numer rachunku bankowego do kartoteki kontrahenta – jest on wtedy automatycznie podpowiadany przy tworzeniu przelewu dla tego kontrahenta. Dodaj rachunek w kartotece kontrahenta → zakładka Rachunki bankowe → Dodaj IBAN. Możesz też skonfigurować weryfikację rachunku przez Białą Listę VAT (dla kontrahentów VAT – sprawdza, czy rachunek jest zarejestrowany przez US). Płatność na rachunek spoza Białej Listy VAT może spowodować odpowiedzialność solidarną za VAT niezapłacony przez sprzedawcę.
Kontrahenci z wielu krajów – konfiguracja VAT UE
Dla kontrahentów z krajów UE (np. dostawca z Niemiec, klient z Francji) kartoteka powinna zawierać: prefiks kraju + numer VAT UE (np. DE123456789), adres zagraniczny, walutę domyślną transakcji. Comarch XT automatycznie obsługuje transakcje UE: faktury WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów) ze stawką 0%, faktury importu towarów z UE (WNT) z samodzielnym rozliczeniem VAT. Upewnij się, że pole „Podatnik VAT UE" jest zaznaczone w kartotece kontrahenta unijnego i zweryfikowane przez VIES.
Archiwizacja i deaktywacja nieaktywnych kontrahentów
Baza danych z setkami nieaktywnych kontrahentów zaciemnia listy i wyniki wyszukiwania. W Comarch XT oznacz kontrahentów, z którymi nie ma transakcji od ponad 2 lat, jako Nieaktywni (w kartotece kontrahenta zmień status na Nieaktywny). Nieaktywni kontrahenci są ukrywani z list wyboru przy wystawianiu dokumentów, ale ich historia pozostaje w systemie. Nie usuwaj kartotek z historią dokumentów – usunięcie jest możliwe tylko dla kontrahentów bez żadnych dokumentów.
