Duplikaty w bazie kontrahentów Comarch ERP XT to częsty problem, szczególnie w firmach, gdzie wielu pracowników ma dostęp do dodawania kontrahentów. Zduplikowane wpisy rozbijają historię transakcji, utrudniają parowanie płatności i zaciemniają analizy sprzedażowe. Opisujemy, jak wykryć, scalić i zapobiegać duplikatom kontrahentów w systemie XT.
Skąd biorą się duplikaty kontrahentów
Duplikaty kontrahentów w Comarch ERP XT powstają najczęściej przez: brak weryfikacji przed dodaniem nowego kontrahenta (operatorzy nie sprawdzają, czy kontrahent już istnieje), różna pisownia tej samej firmy (np. „ABC Sp. z o.o." i „ABC spółka z o.o."), import kontrahentów z zewnętrznego systemu bez deduplikacji, kontrahent dodany przez jednego pracownika pod imieniem i nazwiskiem, a przez innego pod nazwą firmy (dla jednoosobowych działalności). Duplikaty można zidentyfikować przez filtrowanie po NIP.
Wyszukiwanie duplikatów po NIP
Najskuteczniejsza metoda wykrywania duplikatów: w Comarch XT przejdź do Kontrahenci, sortuj lub filtruj po NIP. Kontrahenci z tym samym NIP ale różnymi kodami to duplikaty. Comarch XT może też wyświetlić ostrzeżenie przy próbie dodania kontrahenta z NIP-em, który już istnieje w bazie – jeżeli ta walidacja nie jest włączona, sprawdź ustawienia w Ustawienia → Kontrahenci → Walidacja NIP. Włączona walidacja NIP to najlepsza profilaktyka duplikatów.
Procedura scalania kontrahentów w XT
Po zidentyfikowaniu duplikatów przystąp do scalania: 1) Ustal, który wpis jest „właściwy" (zwykle ten z większą historią dokumentów), 2) Otwórz właściwy wpis kontrahenta, 3) Wybierz z menu Akcje → Scal z duplikatem, 4) Wskaż duplikat z listy (system wyszukuje po NIP lub nazwie), 5) Potwierdź scalenie. Comarch XT przenosi wszystkie faktury, rozrachunki i historię z duplikatu na właściwy wpis, następnie dezaktywuje duplikat. Operacja jest nieodwracalna – przed scalaniem sprawdź obie kartoteki.
Scalanie kontrahentów z różnymi danymi
Jeżeli dwa wpisy tego samego kontrahenta mają nieco różne dane (np. różne adresy – stara i nowa siedziba), przed scalaniem zdecyduj, które dane mają zostać w finalnym wpisie. Comarch XT przy scalaniu zachowuje dane z „właściwego" wpisu i odrzuca dane duplikatu. Jeżeli chcesz zachować dane z duplikatu (np. aktualniejszy adres), edytuj właściwy wpis aktualizując jego dane, a dopiero potem scal duplikat.
Weryfikacja po scalaniu
Po scalaniu duplikatów sprawdź: czy wszystkie faktury wystawione dla obu wpisów są widoczne pod właściwym kontrahentem (Sprzedaż → Faktury → filtruj po kontrahencie), czy rozrachunki z obu wpisów są teraz skonsolidowane (otwarte należności dla połączonego kontrahenta), czy salda kont analitycznych w KH (jeżeli firmy prowadzi pełną księgowość) są spójne. Skontaktuj się z biurem rachunkowym, jeżeli konta analityczne kontrahenta wymagają konsolidacji w Księdze Handlowej.
Zapobieganie duplikatom w przyszłości
Długoterminowe zapobieganie duplikatom w Comarch XT: włącz walidację NIP przy dodawaniu kontrahentów (ostrzeżenie gdy NIP już istnieje), wprowadź procedurę weryfikacji przed dodaniem – każdy operator powinien najpierw wyszukać kontrahenta, wdróż politykę, że tylko wyznaczone osoby mogą dodawać nowych kontrahentów, regularnie (co kwartał) przeglądaj bazę kontrahentów pod kątem duplikatów. Jasne procedury i ograniczone uprawnienia to najlepsza ochrona jakości bazy kontrahentów.
