Comarch ERP Altum – konfiguracja powiadomień e-mail obejmuje ustawienie mechanizmu wysyłki wiadomości z systemu – zarówno dokumentów przesyłanych do kontrahentów, jak i wewnętrznych alertów informujących użytkowników i administratorów o zdarzeniach wymagających uwagi, na przykład o niepowodzeniu synchronizacji z integracją lub zakończeniu procesu BPM.
Prawidłowa konfiguracja powiadomień e-mail jest istotna zarówno dla codziennej komunikacji z kontrahentami (np. wysyłka faktur), jak i dla sprawnego funkcjonowania procesów wewnętrznych opartych na automatyzacji.
Elementy konfiguracji powiadomień e-mail
Konfiguracja powiadomień e-mail w Comarch ERP Altum obejmuje kilka powiązanych ze sobą elementów, które muszą działać poprawnie łącznie, aby wiadomości były wysyłane niezawodnie i trafiały do właściwych odbiorców.
Konfiguracja serwera pocztowego
Podstawą jest poprawne ustawienie parametrów serwera SMTP wykorzystywanego przez system do wysyłki wiadomości – adresu serwera, portu, sposobu szyfrowania połączenia oraz danych uwierzytelniających konto, z którego wysyłane są maile. Błędna konfiguracja tych parametrów jest najczęstszą przyczyną braku wysyłki powiadomień.
Szablony wiadomości
Altum pozwala definiować szablony wiadomości e-mail wykorzystywane przy wysyłce dokumentów do kontrahentów – faktur, potwierdzeń zamówień czy innych dokumentów handlowych. Sprawdzamy poprawność skonfigurowanych szablonów, w tym pól zmiennych podstawianych automatycznie z danych dokumentu.
Powiadomienia o zdarzeniach systemowych
Oprócz wysyłki dokumentów, system może informować użytkowników i administratorów o zdarzeniach wymagających reakcji – błędach integracji z KSeF, niepowodzeniu synchronizacji z Comarch POS lub WMS, czy zakończeniu określonego etapu procesu BPM. Konfigurujemy, którzy użytkownicy mają otrzymywać poszczególne typy powiadomień, aby informacje trafiały do osób faktycznie odpowiedzialnych za dany obszar.
Powiadomienia w procesach BPM
W ramach automatyzacji procesów biznesowych powiadomienia e-mail często stanowią element przepływu pracy – na przykład informację do przełożonego o dokumencie oczekującym na akceptację. Weryfikujemy, czy tego rodzaju powiadomienia są prawidłowo powiązane z odpowiednimi krokami procesu i czy trafiają do właściwych odbiorców bez zbędnych opóźnień.
Diagnostyka problemów z wysyłką
Jeśli powiadomienia nie docierają do odbiorców, sprawdzamy kolejno: poprawność danych serwera SMTP, ewentualne blokady po stronie dostawcy poczty (np. limity wysyłki), poprawność adresów e-mail zapisanych w kartotekach kontrahentów i użytkowników, a także logi systemowe rejestrujące próby wysyłki i zwracane błędy.
Efekt poprawnej konfiguracji
Po zakończeniu konfiguracji dokumenty i powiadomienia z Comarch ERP Altum są wysyłane automatycznie i trafiają do właściwych odbiorców, co ogranicza liczbę ręcznych czynności wykonywanych przez użytkowników oraz przyspiesza reakcję na zdarzenia wymagające uwagi administratora lub działu wsparcia.
- Konfiguracja serwera SMTP i danych uwierzytelniających
- Weryfikacja szablonów wiadomości do kontrahentów
- Ustawienie powiadomień o zdarzeniach systemowych i błędach integracji
- Powiązanie powiadomień z procesami BPM
- Diagnostyka przyczyn niedostarczonych wiadomości
