Import danych handlowych do WAPRO Mag z zewnętrznych systemów, arkuszy kalkulacyjnych lub poprzedniego oprogramowania to operacja wymagająca precyzji i znajomości struktury bazy danych programu. Nieprawidłowo wykonany import może skutkować duplikatami kontrahentów, błędami w stanach magazynowych lub brakami w historii sprzedaży. Profesjonalna obsługa importu pozwala na bezpieczne przeniesienie pełnej historii handlowej do WAPRO Mag.
Źródła danych obsługiwane przez WAPRO Mag
WAPRO Mag umożliwia import danych z różnorodnych źródeł: plików CSV i TXT z separatorem, plików XLS i XLSX (Excel), formatów XML stosowanych przez inne systemy ERP, baz danych poprzednich wersji WAPRO oraz plików DBF z systemów DOS/Windows. Każde z tych źródeł wymaga odpowiedniego mapowania kolumn i weryfikacji kodowania znaków.
Import kartoteki kontrahentów
Przeniesienie bazy kontrahentów to najczęstszy rodzaj importu. Przed operacją należy przygotować plik z wymaganymi polami: NIP, nazwa, adres, miasto, kod pocztowy. Opcjonalnie można dołączyć dane kontaktowe, warunki płatności i przypisanie do grup kontrahentów. Ważne jest ustawienie klucza unikalności – najczęściej NIP – aby uniknąć duplikatów w przypadku ponownego importu lub aktualizacji danych.
Import kartoteki towarowej
Import towarów wymaga przygotowania pliku z polem symbolu (indeksu), nazwy towaru, stawki VAT, jednostki miary i opcjonalnie kodu EAN, grupy towarowej oraz cen sprzedaży. Kody EAN muszą być unikalne – program weryfikuje ich poprawność. Po imporcie należy sprawdzić, czy towary zostały prawidłowo przypisane do grup asortymentowych i czy stawki VAT odpowiadają obowiązującym przepisom.
Import stanów magazynowych i dokumentów PZ
Wprowadzenie stanów początkowych może odbyć się przez import arkusza inwentaryzacyjnego lub przez wygenerowanie dokumentów PZ (przyjęcia zewnętrznego). Import stanów wymaga podania indeksu towaru, ilości i ceny zakupu. Należy zwrócić uwagę na datę importu – stany powinny być wprowadzone na dzień otwarcia systemu, a nie na datę bieżącą.
Weryfikacja danych po imporcie
Po zakończeniu importu serwisant powinien uruchomić raporty weryfikacyjne dostępne w module administracyjnym WAPRO Mag. Sprawdzeniu podlegają: liczba zaimportowanych rekordów, rekordy odrzucone z powodu błędów, poprawność powiązań między kartotekami. Błędy importu są rejestrowane w logu operacji, który pozwala na identyfikację problematycznych rekordów i ich korektę.
Typowe problemy podczas importu
Najczęstsze trudności to błędy kodowania znaków (szczególnie polskich liter w plikach CSV), nieprawidłowy format daty, brakujące pola wymagane przez program, duplikaty wynikające z różnych konwencji nazewnictwa oraz niezgodność jednostek miary. Każdy z tych problemów wymaga indywidualnego podejścia – zazwyczaj wymaga edycji pliku źródłowego przed ponownym importem.
Nasza usługa importu danych
W ramach usługi przeprowadzamy analizę pliku źródłowego, przygotowujemy konfigurację importu z odpowiednim mapowaniem pól, wykonujemy próbny import na testowej kopii bazy danych, weryfikujemy wyniki i dopiero po akceptacji przeprowadzamy import produkcyjny. Takie podejście eliminuje ryzyko uszkodzenia bazy danych produkcyjnej i daje pewność poprawności przeniesionych danych.
