Podstawową funkcją Portal eBiuro jest bezpieczna wymiana dokumentów między biurem rachunkowym a jego klientami — faktury, wyciągi bankowe, umowy — bez ryzyka zagubienia w skrzynce e-mail i z zachowaniem historii, kto i kiedy dokument przesłał.
Konfigurujemy wymianę dokumentów przez Portal eBiuro.
Jak działa wymiana dokumentów
Klient biura wgrywa dokumenty do swojego konta na portalu, skąd trafiają do kolejki do zaksięgowania — księgowa widzi listę nowych dokumentów od wszystkich obsługiwanych klientów w jednym miejscu.
Kategoryzacja dokumentów
Konfigurujemy podział dokumentów na typy (faktury sprzedaży, zakupu, wyciągi, inne) już na etapie wgrywania przez klienta — ułatwia to późniejsze księgowanie i pozwala szybciej zlokalizować konkretny dokument.
Bezpieczeństwo przesyłanych danych
Dokumenty finansowe to dane wrażliwe — sprawdzamy, czy transmisja jest szyfrowana, czy dostęp do dokumentów danego klienta mają wyłącznie uprawnieni pracownicy biura, i czy historia dostępu jest rejestrowana.
Typowe problemy
Najczęściej zgłaszane trudności to dokumenty wgrane w złym formacie (np. zdjęcie zamiast skanu, nieczytelne), brak powiadomienia księgowej o nowym dokumencie oraz pytania klientów o status już przesłanych dokumentów.
