Kartoteki kontrahentów w Symfonii Start stanowią podstawę do wystawiania dokumentów i ewidencji rozrachunków. Błędne NIP-y, zduplikowane kartoteki, nieaktualne dane adresowe lub błędne konta rozrachunkowe to typowe problemy wymagające korekty. Przeprowadzamy audyt i naprawę kartotek kontrahentów w systemie Symfonia Start.
Typowe problemy kartotek kontrahentów
Najczęstsze problemy z kartotekami kontrahentów to: błędny lub nieaktualny NIP (przez który JPK może być odrzucone lub zawierać błędne dane), zduplikowane kartoteki dla tego samego podmiotu (np. „ABC Sp. z o.o." i „ABC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością"), nieaktualne dane adresowe (ważne dla korespondencji i wydruków) oraz nieprawidłowe domyślne warunki płatności lub limit kredytowy. Każdy z tych błędów ma inne konsekwencje operacyjne.
Audyt kartotek kontrahentów
Audyt realizujemy systematycznie: eksportujemy listę kontrahentów do Excel i stosujemy narzędzia deduplication (wyszukiwanie duplikatów na podstawie NIP i nazwy), weryfikujemy NIP-y przez zewnętrzne API GUS lub VIES (dla kontrahentów unijnych), identyfikujemy kontrahentów bez dokumentów za ostatnie 2-3 lata (kandydatów do zarchiwizowania), sprawdzamy kompletność wymaganych pól (NIP dla faktur VAT, adres dla wydruków).
Naprawa i scalanie duplikatów
Naprawę kartotek realizujemy etapami: scalamy zduplikowane kartoteki kontrahentów (przenosimy wszystkie dokumenty i rozrachunki na właściwą kartotekę przed usunięciem duplikatu), korygujemy błędne NIP-y i adresy, aktualizujemy warunki płatności. Dla skalowalności scalania duplikatów używamy mechanizmów Symfonii Start lub (przy braku natywnej funkcji) procedur SQL na bazie danych. Dokumentujemy zmiany i informujemy użytkowników o nowej kartotece.
