Deklaracja ZUS odrzucona przez system albo przyjęta z błędem oznacza konieczność szybkiego wyjaśnienia — a jeśli błąd dotyczy danych pracownika, może wpłynąć na jego prawo do świadczeń. Przyczyną bywa niezgodność danych osobowych, błędny kod tytułu albo rozbieżność między deklaracją a listą płac.
Ustalamy źródło błędu i doprowadzamy dokumenty rozliczeniowe do poprawności.
Odczytanie komunikatu
Zaczynamy od treści błędu zwróconego przez system ZUS — wskazuje on blok i pozycję, w której wystąpiła niezgodność.
Dane identyfikacyjne
Sprawdzamy zgodność numerów PESEL, dat urodzenia i danych osobowych z tymi zarejestrowanymi w ZUS.
Kody i okresy
Weryfikujemy kody tytułu ubezpieczenia oraz okresy zgłoszenia i wyrejestrowania.
Zgodność z listą płac
Porównujemy podstawy i kwoty w deklaracji z naliczeniami na listach płac za ten sam miesiąc.
Zgłoszenia
Sprawdzamy, czy wszystkie osoby wykazane w deklaracji mają aktualne zgłoszenie do ubezpieczeń.
Poprawa u źródła
Dane poprawiamy w kartotekach i naliczeniach, nie w samym pliku deklaracji, żeby błąd nie wrócił w kolejnym miesiącu.
Korekta
Przygotowujemy dokumenty korygujące za właściwe okresy wraz z uzasadnieniem zmian.
Powtarzalność
Gdy ten sam błąd wraca co miesiąc, usuwamy go w konfiguracji, a nie doraźnie w każdej deklaracji.
Wpływ na pracownika
Sprawdzamy, czy błąd nie zaniżył podstaw wykazanych za pracownika. Nieprawidłowe dane w ZUS odbijają się na wysokości przyszłych świadczeń, dlatego korekta jest tu pilna także z punktu widzenia zatrudnionego.
