Nieopłacone faktury obniżają płynność finansową firmy handlowej i wymagają systematycznego procesu windykacji – Symfonia Handel oferuje narzędzia do monitorowania przeterminowanych należności i generowania monitów, ale wymagają one odpowiedniej konfiguracji i integracji z procesem windykacyjnym firmy. Konfigurujemy moduł windykacyjny Symfonii Handel i pomagamy wdrożyć skuteczny proces odzyskiwania należności.
Monitoring przeterminowanych należności
Symfonia Handel umożliwia generowanie raportu przeterminowanych należności z wiekowanием: ile dni jest opóźniona każda faktura i jaka jest jej wartość. Konfigurujemy automatyczne generowanie raportu dziennie i wysyłanie go e-mailem do osób odpowiedzialnych za windykację. Ustawiamy progi alarmowe: należności 31–60 dni – ostrzeżenie, 61–90 dni – escalacja do kierownika, powyżej 90 dni – przekazanie do windykacji zewnętrznej lub prawnej.
Konfiguracja monitów w Symfonii Handel
Konfigurujemy system monitów dostosowany do polityki windykacyjnej firmy. Monit 1 (7–14 dni po terminie): uprzejme przypomnienie z numerem faktury i kwotą, wysyłany e-mailem automatycznie lub ręcznie przez operatora. Monit 2 (30 dni po terminie): oficjalne wezwanie do zapłaty z informacją o możliwości naliczenia odsetek ustawowych. Monit 3 (60 dni po terminie): ostateczne wezwanie z informacją o skierowaniu sprawy do windykacji. Każdy monit generowany jest z szablonu i drukowany lub wysyłany e-mailem bezpośrednio z Symfonii Handel.
Odsetki za zwłokę
Symfonia Handel może obliczać odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (8% powyżej stopy referencyjnej NBP dla transakcji B2B) lub odsetki umowne zdefiniowane w umowie z kontrahentem. Konfigurujemy automatyczne obliczanie odsetek dla przeterminowanych faktur i generowanie noty odsetkowej. Weryfikujemy, że Symfonia Handel stosuje właściwą stawkę odsetek i prawidłową podstawę obliczenia (kwota netto czy brutto, zależnie od umowy).
Blokada kredytowa kontrahentów
Dla kontrahentów z chronicznymi opóźnieniami wdrażamy blokadę kredytową: po przekroczeniu limitu kredytowego lub czasu przeterminowania Symfonia Handel blokuje możliwość wystawienia nowych faktur lub zamówień dla tego kontrahenta. Konfigurujemy limity kredytowe dla klientów hurtowych na podstawie historii płatności, ustawiamy mechanizm wyjątku (kierownik może uchylić blokadę dla konkretnego zamówienia po indywidualnej ocenie ryzyka).
Integracja z zewnętrznymi narzędziami windykacyjnymi
Dla większych portfeli należności integrujemy Symfonię Handel z zewnętrznymi narzędziami windykacyjnymi: eksportujemy listę przeterminowanych należności do systemu CRM lub windykacyjnego, synchronizujemy informację o spłacie (kiedy klient płaci, należność jest zamykana w Symfonii i w systemie windykacyjnym). Konfigurujemy raport do BIG InfoMonitor lub KRD dla dłużników, którzy nie płacą mimo monitów.
Analiza efektywności windykacji
Generujemy raporty oceniające efektywność procesu windykacyjnego: wskaźnik DSO (Days Sales Outstanding – średni czas oczekiwania na zapłatę), współczynnik skuteczności monitów (procent faktur spłaconych po pierwszym, drugim, trzecim monicie), analiza dłużników chronicznych wg branży i wielkości kontrahenta. Raporty te pomagają doskonalić politykę kredytową i unikać sprzedaży na kredyt klientom o wysokim ryzyku nieregulowania należności.
