Wieloletnia eksploatacja Symfonii Handel gromadzi w bazie zduplikowane kartoteki, nieaktualne dane i historię dokumentów obciążającą zapytania bazodanowe. Porządkujemy bazę danych Symfonii Handel: usuwamy zduplikowane kartoteki kontrahentów i towarów, dezaktywujemy nieużywane pozycje, optymalizujemy indeksy i archiwizujemy historyczne dokumenty, przywracając programowi optymalną wydajność.
Analiza stanu bazy przed czyszczeniem
Przed czyszczeniem analizujemy stan bazy: rozmiar plików bazy danych i ich fragmentację, liczba zduplikowanych kartotek kontrahentów (szukamy tych samych NIP lub nazw), liczba nieaktywnych towarów wciąż dostępnych na listach wyboru, liczba dokumentów historycznych (jak daleko wstecz sięgają) i ich wpływ na wydajność zapytań. Raportujemy znaleziska i konsultujemy zakres czyszczenia z klientem przed podjęciem działań.
Deduplikacja kartotek kontrahentów
Zduplikowane kartoteki kontrahentów w Symfonii Handel powodują, że część historii sprzedaży jest przypisana do jednej kartoteki, a część do drugiej. Identyfikujemy duplikaty przez wyszukiwanie tych samych NIP. Dla każdej pary duplikatów ustalamy, która kartoteka jest "właściwa" (zazwyczaj starsza lub z więcej dokumentami). Przenosimy wszystkie dokumenty z duplikatu na właściwą kartotekę i dezaktywujemy duplikat. Weryfikujemy, że saldo rozrachunków po scaleniu jest prawidłowe.
Porządkowanie kartoteki towarów
Dezaktywujemy wycofane towary w Symfonii Handel: nie mogą pojawiać się na liście wyboru przy wystawianiu nowych dokumentów, ale ich historia musi być dostępna w raportach. Identyfikujemy towary bez żadnych ruchów przez ostatnie 2–3 lata jako kandydatów do dezaktywacji. Weryfikujemy z klientem każdy taki towar przed dezaktywacją (może być towar sezonowy). Organizujemy listę towarów przez kategorie i sprawdzamy, czy nazwy i kody są jednolite.
Optymalizacja i defragmentacja bazy
Dla baz Pervasive/PSQL defragmentujemy pliki danych narzędziem butil -rebuild lub tworzymy czystą kopię przez butil -clone. Operacja redukuje rozmiar pliku i przyspiesza dostęp do danych. Dla baz SQL Server przebudowujemy sfragmentowane indeksy (ALTER INDEX ALL ON ... REBUILD WHERE avg_fragmentation_in_percent > 30) i aktualizujemy statystyki (UPDATE STATISTICS). Mierzymy czas wykonania kluczowych operacji przed i po optymalizacji.
Archiwizacja starych dokumentów
Dla firm z długą historią w Symfonii Handel, dokumenty z pierwszych lat eksploatacji obciążają zapytania bazodanowe. Zamiast usuwać stare dokumenty (co naruszałoby przepisy archiwizacyjne), stosujemy strategię separacji: przenosimy dane sprzed 5 lat do oddzielnej bazy archiwalnej dostępnej w trybie tylko do odczytu. Aktywna baza zawiera wyłącznie dokumenty z ostatnich 5 lat – jest znacznie mniejsza i szybsza. Weryfikujemy dostępność danych historycznych w bazie archiwalnej.
Utrzymanie porządku przez procedury
Jednorazowe czyszczenie bazy nie wystarczy – konieczne jest wdrożenie procedur utrzymania porządku. Konfigurujemy walidację NIP przy zakładaniu nowej kartoteki kontrahenta, wymagamy wypełnienia kodu EAN przy dodawaniu nowego towaru, ustawiamy zasadę, że nowe pozycje mogą być zakładane wyłącznie przez wyznaczone osoby. Planujemy przegląd porządkowy bazy co 6 miesięcy, by problemy były wykrywane wcześnie.
