Po latach pracy baza Symfonii Handel zawiera dane, które nikomu już nie służą: zdublowane kartoteki, towary wprowadzone omyłkowo, porzucone dokumenty w buforze, nieaktualne cenniki i kontrahentów jednorazowych sprzed dekady. Skutkiem są wolniejsze wyszukiwanie i mylące podpowiedzi przy wystawianiu dokumentów.
Porządkujemy bazę bez ryzyka utraty danych, które mają jeszcze znaczenie.
Przegląd przed czyszczeniem
Sporządzamy listę tego, co proponujemy usunąć lub scalić, i przedstawiamy ją do akceptacji. Nic nie znika bez decyzji osoby odpowiedzialnej za dane firmy.
Duplikaty
Scalamy powtórzone kartoteki towarów i kontrahentów tak, aby dokumenty historyczne zachowały powiązania, a salda rozrachunków połączyły się poprawnie.
Pozycje nieużywane
Towary wycofane ze sprzedaży oznaczamy jako nieaktywne zamiast je usuwać — znikają z podpowiedzi, a historia pozostaje kompletna.
Dokumenty porzucone
Przeglądamy bufor i ustalamy, które dokumenty należy zatwierdzić, a które usunąć jako pozostałość po przerwanej pracy.
Konserwacja techniczna
Po większym czyszczeniu przebudowujemy indeksy i sprawdzamy spójność bazy.
Efekt
Porównujemy czasy pracy przed porządkowaniem i po nim, żeby wynik był potwierdzony pomiarem.
Utrzymanie porządku
Ustalamy zasady zakładania kartotek i ograniczamy uprawnienia, dzięki czemu efekt utrzymuje się dłużej niż kilka miesięcy.
Czego nie usuwamy
Zostawiamy wszystko, co wiąże się z okresami nieprzedawnionymi podatkowo, z otwartymi rozrachunkami i z trwającymi reklamacjami. Zwolnienie miejsca nigdy nie jest warte utraty dokumentu, o który ktoś zapyta za rok.
