Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza obowiązkowe fakturowanie elektroniczne przez centralną platformę Ministerstwa Finansów – dla firm handlowych z Symfonią Handel oznacza to konieczność konfiguracji integracji z KSeF i przystosowanie procesów sprzedażowych do nowego modelu. Pomagamy skonfigurować Symfonię Handel do pracy z KSeF: od rejestracji firmy w systemie MF po wysyłanie i odbieranie faktur przez API KSeF.
Wymagania KSeF dla faktur handlowych
Faktury wystawiane przez Symfonię Handel w KSeF muszą spełniać wymagania schematu FA_VAT opublikowanego przez Ministerstwo Finansów. Schemat wymaga m.in.: NIP sprzedawcy i nabywcy (dla transakcji B2B), numeru faktury zgodnego z ewidencją, dat wystawienia i dokonania sprzedaży, listy pozycji z kodem PKWiU lub CN, ceny netto, stawki i kwoty VAT, wartości brutto. Weryfikujemy, czy dane generowane przez Symfonię Handel spełniają wymagania schematu XML.
Rejestracja w KSeF i zarządzanie uprawnieniami
Firma musi zarejestrować się w KSeF i nadać uprawnienia osobom lub systemom do wystawiania i odbierania faktur. Pomagamy w rejestracji podatnika w KSeF, generowaniu tokenu autoryzacyjnego dla Symfonii Handel (token systemowy pozwalający programowi automatycznie wystawiać faktury bez każdorazowego podpisu kwalifikowanego), konfiguracji uprawnień: kto może wystawiać, kto może przeglądać faktury nabywcy. Testujemy autoryzację w środowisku testowym KSeF przed przejściem na produkcję.
Konfiguracja Symfonii Handel do wysyłania faktur do KSeF
Konfigurujemy Symfonię Handel do automatycznego przesyłania faktur do KSeF po ich zatwierdzeniu. Ustawiamy parametry połączenia z API KSeF (URL, token), wybieramy tryb wysyłki (natychmiastowy po zatwierdzeniu vs. zbiorczy raz dziennie), konfigurujemy obsługę błędów: co zrobić gdy API KSeF nie odpowiada lub odrzuca fakturę. Weryfikujemy, że Numer KSeF (NKAP) przyznany przez system jest zapisywany w bazie Symfonii Handel dla każdej wysłanej faktury.
Odbieranie faktur zakupu z KSeF
Faktury zakupu wystawiane przez dostawców w KSeF trafiają do "skrzynki odbiorczej" firmy w KSeF. Konfigurujemy automatyczne pobieranie faktur z KSeF i ich import do Symfonii Handel jako dokumenty zakupu. Mapujemy pola faktury KSeF na pola dokumentu zakupowego w Symfonii: numer faktury, dane dostawcy, pozycje, wartości. Weryfikujemy, że zaimportowane faktury mają prawidłową datę VAT i są ujęte w właściwym rejestrze zakupów.
Tryb awaryjny przy niedostępności KSeF
KSeF może być niedostępny z powodów technicznych lub planowanych przerw serwisowych. Konfigurujemy tryb awaryjny Symfonii Handel: możliwość wystawiania faktur offline (bez wysyłania do KSeF) w czasie awarii systemu, z obowiązkiem wysłania do KSeF po jego wznowieniu. Dokumentujemy procedurę awaryjną: oznaczenie faktur wystawionych w trybie offline, priorytetowa wysyłka do KSeF po wznowieniu, powiadomienie nabywców o numerach KSeF po wysyłce.
Faktury do paragonów w KSeF
Faktury do paragonów (FP) nie są wystawiane w KSeF – są to specyficzne dokumenty wymagające obecności NIP nabywcy na paragonie fiskalnym. Konfigurujemy Symfonię Handel do prawidłowego rozróżniania FP od zwykłych faktur: FP nie są wysyłane do KSeF i są oznaczone kodem FP w JPK_V7. Weryfikujemy, że w konfiguracji Symfonii Handel mechanizm wyboru między fakturą KSeF a FP działa prawidłowo w zależności od charakteru transakcji.
