Zmiany przepisów podatkowych – nowe stawki VAT, zmiany w JPK, obowiązek KSeF, zmiany w zakresie kas fiskalnych – mają bezpośredni wpływ na codzienną pracę Symfonii Handel i wymagają aktualizacji zarówno oprogramowania jak i procedur operacyjnych. Monitorujemy zmiany przepisów i pomagamy firmie handlowej dostosować Symfonię Handel do nowych wymogów przed ich wejściem w życie, eliminując ryzyko naruszenia przepisów.
Zmiany przepisów wpływające na Symfonię Handel
Firma handlowa jest szczególnie narażona na wpływ zmian przepisów podatkowych, bo działa na wielu frontach jednocześnie: stawki VAT dla towarów (matryca VAT zmienia się co kilka lat), obowiązek kas fiskalnych (rozszerzanie obowiązku ewidencji, przejście na kasy online), JPK_V7 i JPK_FA (zmiany schematów, nowe oznaczenia), KSeF (obowiązkowe e-fakturowanie), mechanizm podzielonej płatności (nowe kategorie towarów w załączniku 15), przepisy celne dla importu.
Monitoring zmian przepisów
Aktywnie śledzimy zmiany przepisów wpływające na Symfonie Handel przez: newsletter Sage Polska informujący o aktualizacjach programu, Dziennik Ustaw i Monitor Polski dla aktów prawnych, komunikaty Ministerstwa Finansów i KAS (Krajowej Administracji Skarbowej) dotyczące interpretacji przepisów, portale podatkowe (podatki.gov.pl, infor.pl) informujące o planowanych zmianach. Informujemy klientów o nadchodzących zmianach z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem.
Aktualizacja programu do nowych przepisów
Sage Polska wydaje aktualizacje Symfonii Handel dostosowujące program do nowych przepisów. Planujemy instalację aktualizacji z wyprzedzeniem: testujemy nową wersję na środowisku testowym z kopią bazy produkcyjnej, weryfikujemy prawidłowość nowych funkcji (nowe schematy JPK, zmienionych oznaczeń, nowych typów dokumentów), a dopiero po pomyślnym teście wdrażamy na środowisku produkcyjnym. Planujemy aktualizację na weekend przed wejściem nowych przepisów.
Konfiguracja po zmianie stawek VAT
Zmiana stawek VAT wymaga aktualizacji kartoteki towarów. Masowo aktualizujemy stawki VAT dla grup towarowych objętych zmianą, weryfikujemy cenniki (czy ceny brutto po zmianie stawki są właściwe – ceny netto pozostają bez zmian, brutto się zmienia), aktualizujemy konfigurację kasy fiskalnej (zmiana stawek wymaga interwencji autoryzowanego serwisanta). Testujemy wystawianie faktury z towarami ze zmienioną stawką i weryfikujemy prawidłowość obliczenia VAT i JPK_V7.
Przejście na KSeF – wdrożenie w firmie handlowej
Wdrożenie obowiązkowego KSeF w firmie handlowej jest projektem wymagającym planowania. Analizujemy przepływ faktur: B2B (wystawianie w KSeF), faktury do paragonów (nie przez KSeF), faktury dla klientów zagranicznych (poza zakresem KSeF polskiego). Konfigurujemy integrację Symfonii Handel z API KSeF, szkolimy pracowników z nowego przepływu pracy, wdrażamy procedury awaryjne na wypadek niedostępności KSeF. Testujemy przez 2–4 tygodnie w środowisku testowym KSeF przed uruchomieniem produkcyjnym.
Szkolenie z nowych przepisów
Zmiany przepisów nie są tylko problemem technicznym – pracownicy muszą je rozumieć, by prawidłowo stosować w codziennej pracy. Prowadzimy krótkie szkolenia z istotnych zmian: jak prawidłowo wystawiać faktury po zmianie stawek VAT, kiedy stosować oznaczenie MPP, jak obsługiwać faktury w KSeF. Przygotowujemy pisemne ściągawki z kluczowymi zmianami dla operatorów kas, pracowników działu sprzedaży i magazynierów wystawiających dokumenty w Symfonii Handel.
