Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w firmie to projekt obejmujący jednocześnie technologię, procesy i ludzi — samo podłączenie systemu do API KSeF nie wystarczy, jeśli pracownicy nie wiedzą, jak obsługiwać nowy sposób fakturowania, a dane w systemie źródłowym nie są przygotowane do generowania poprawnych struktur logicznych. Prowadzimy takie wdrożenia kompleksowo, od pierwszej analizy po opiekę powdrożeniową.
Nasze podejście zakłada, że wdrożenie KSeF powinno być dopasowane do specyfiki firmy — inaczej wygląda ono w małej spółce wystawiającej kilkanaście faktur miesięcznie, a inaczej w firmie z rozbudowaną strukturą sprzedaży i wieloma punktami wystawiania dokumentów.
Analiza gotowości firmy do KSeF
Pierwszym etapem jest audyt obecnego stanu — sprawdzamy, jaki system służy do fakturowania, czy posiada moduł integracji z KSeF lub możliwość jego dokupienia, jak wygląda jakość danych kontrahentów i czy w firmie funkcjonują niestandardowe elementy na fakturze, na przykład dodatkowe załączniki czy pozycje wymagające specyficznego opisu. Na tym etapie ustalamy też, kto w firmie będzie uprawniony do wystawiania faktur w KSeF i jak rozwiązać kwestię uprawnień dla pracowników, biura rachunkowego czy systemu automatycznie generującego dokumenty.
Konfiguracja integracji i testy na środowisku demonstracyjnym
Po analizie przechodzimy do konfiguracji technicznej — podłączenia certyfikatów, ustawienia uprawnień oraz mapowania danych z systemu źródłowego na strukturę logiczną faktury ustrukturyzowanej. Każde wdrożenie testujemy najpierw na środowisku demonstracyjnym udostępnianym przez Ministerstwo Finansów, sprawdzając różne scenariusze — fakturę podstawową, korektę, fakturę zaliczkową czy dokument z rabatem. Dopiero po pozytywnych testach i akceptacji klienta przechodzimy na środowisko produkcyjne.
Szkolenia i wsparcie po uruchomieniu
Ostatnim elementem wdrożenia są szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i odbieranie faktur oraz przygotowanie prostych instrukcji postępowania w sytuacjach nietypowych, takich jak awaria systemu czy konieczność wystawienia faktury w trybie offline. Po uruchomieniu pozostajemy w kontakcie z klientem, monitorując poprawność działania integracji i pomagając wdrożyć zmiany wynikające z aktualizacji struktury logicznej faktury lub przepisów dotyczących KSeF.
