Przejście z faktur papierowych i skanów PDF na faktury ustrukturyzowane w KSeF to więcej niż zmiana formatu pliku — to zmiana całego procesu obiegu dokumentów sprzedażowych i zakupowych w firmie. Zespoły handlowe i księgowe, przyzwyczajone do wystawiania faktury w Wordzie czy prostym programie fakturującym i wysyłania jej mailem, muszą nauczyć się nowego sposobu pracy, w którym dokument powstaje w ustandaryzowanej strukturze i trafia do systemu centralnego.
Wspieramy firmy w tej migracji od strony organizacyjnej i technicznej — od uporządkowania obecnych procesów fakturowania, przez dobór i konfigurację narzędzia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, po przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż i księgowość.
Od czego zacząć migrację na faktury ustrukturyzowane
Zanim zaczniemy zmieniać narzędzia, analizujemy jak wygląda obecny obieg faktur — ile dokumentów miesięcznie wystawia firma, czy korzysta z prostego programu fakturującego, arkusza kalkulacyjnego czy może z modułu w większym systemie ERP. Na tej podstawie ustalamy, czy wystarczy skonfigurować istniejące narzędzie do współpracy z KSeF, czy potrzebne jest wdrożenie nowego rozwiązania. Dla firm wystawiających dotychczas faktury ręcznie kluczowe jest uporządkowanie danych kontrahentów, w tym poprawnych numerów NIP i adresów, ponieważ błędy w tych polach powodują odrzucenie faktury przez system.
Zmiana procesów i szkolenie pracowników
Przejście na fakturowanie ustrukturyzowane wymaga też zmiany nawyków — inaczej wygląda korekta faktury, inaczej obsługuje się duplikaty czy anulowanie dokumentu, a numer identyfikujący fakturę w KSeF zastępuje dotychczasowy sposób numeracji stosowany wewnętrznie w niektórych firmach. Prowadzimy szkolenia dla działów sprzedaży, obsługi klienta i księgowości, pokazując krok po kroku jak wystawić fakturę, jak odnaleźć potwierdzenie jej przyjęcia przez system oraz jak postępować w sytuacjach awaryjnych, gdy dostęp do KSeF jest czasowo niedostępny.
Faktury dla kontrahentów zagranicznych i okres przejściowy
Osobnym zagadnieniem jest sposób przekazywania faktur ustrukturyzowanych kontrahentom, którzy nie są zobowiązani do odbioru dokumentów przez KSeF, na przykład część podmiotów zagranicznych — w takich przypadkach konieczne jest ustalenie dodatkowego sposobu doręczenia, na przykład wizualizacji faktury w PDF wygenerowanej z tej samej struktury. Pomagamy też zaplanować okres przejściowy, w którym firma stopniowo odchodzi od starych wzorów dokumentów, zachowując przy tym ciągłość obsługi klientów i zgodność z obowiązującymi terminami wdrożenia obowiązkowego fakturowania w KSeF.
