Szablon dokumentu firmowego to plik, który zawiera już logo, dane rejestrowe, style nagłówków, stopkę i pola do uzupełnienia. Pracownik zaczyna od gotowego układu, a nie od kopiowania zeszłorocznego pisma – dzięki temu wszystkie dokumenty wyglądają tak samo i nie zawierają danych z poprzedniej sprawy.
Przygotowujemy dla firm komplet szablonów Worda i pokazujemy, jak z nich korzystać, żeby układ nie rozjeżdżał się przy edycji.
Style zamiast ręcznego formatowania
Podstawą działającego szablonu są style: nagłówki, tekst podstawowy, wyliczenia, cytaty. Gdy dokument jest zbudowany na stylach, zmiana wyglądu całego pisma zajmuje chwilę, a spis treści i numeracja aktualizują się same. Ręczne pogrubianie i zmiana czcionki to najczęstsza przyczyna rozjeżdżających się dokumentów.
Nagłówek, stopka i dane firmy
Ustawiamy nagłówek z logo i stopkę z danymi rejestrowymi oraz numeracją stron. Dane, które się zmieniają rzadko, wpisujemy raz w szablonie; te, które zmieniają się co dokument, zostają jako pola do uzupełnienia.
Pola i formanty do wypełniania
Zamiast pustych miejsc w tekście stosujemy formanty: pole daty, listę wyboru, pole tekstowe z podpowiedzią. Ogranicza to liczbę pomyłek i pozwala zablokować fragmenty, których nie wolno edytować.
Korespondencja seryjna
Dla pism wysyłanych do wielu odbiorców łączymy szablon z listą adresatów w Excelu. Konfigurujemy pola scalania i podgląd, żeby przed drukiem dało się sprawdzić kilka losowych pozycji.
Przechowywanie i wersjonowanie szablonów
Szablony umieszczamy w jednym, wskazanym miejscu – lokalnie lub w chmurze – i ustalamy, kto może je zmieniać. Bez tego po kilku miesiącach w firmie krąży kilka wersji tego samego pisma.
