Adobe Acrobat Pro to flagowe narzędzie firmy Adobe do pełnej pracy z plikami PDF — nie tylko ich przeglądania, ale edycji tekstu i grafiki, konwersji do i z formatów Office, podpisu elektronicznego oraz zaawansowanego zabezpieczania dokumentów hasłem i uprawnieniami. Dla wielu firm i kancelarii jest to program referencyjny, ponieważ format PDF, jaki tworzy i obsługuje, pozostaje zgodny ze standardem ISO 32000 bez żadnych niespodzianek przy otwieraniu w innych aplikacjach, na innym komputerze czy w innym systemie operacyjnym. To właśnie Adobe stworzyło format PDF i przez lata rozwijało jego specyfikację, więc Acrobat Pro naturalnie jako pierwszy obsługuje nowe funkcje formatu.
Jako integrator IT pomagamy firmom dobrać właściwy plan licencyjny Acrobat Pro (indywidualny, zespołowy, subskrypcja w ramach Creative Cloud lub osobna), wdrożyć go na wielu stanowiskach jednocześnie oraz skonfigurować zgodnie z wewnętrznymi politykami bezpieczeństwa dokumentów. Doradzamy też, kiedy pełna wersja Pro jest rzeczywiście potrzebna, a kiedy część stanowisk wystarczy wyposażyć w darmowego Acrobat Reader, co pozwala racjonalnie rozłożyć budżet na oprogramowanie w całej organizacji.
Pełna edycja i konwersja dokumentów
W odróżnieniu od darmowego Acrobat Reader, wersja Pro pozwala edytować tekst bezpośrednio w pliku PDF, poprawiać układ stron, wstawiać i usuwać obrazy oraz scalać wiele dokumentów w jeden. Silnik konwersji Adobe radzi sobie z przenoszeniem treści między PDF a Word, Excel czy PowerPoint z zachowaniem formatowania, co w praktyce biurowej oszczędza godziny ręcznego przepisywania dokumentów przychodzących od kontrahentów w formie skanów lub eksportów. Dostępny jest też wbudowany moduł OCR, który zamienia zeskanowane strony na przeszukiwalny, edytowalny tekst, co ma znaczenie przy digitalizacji starszej dokumentacji papierowej. Program pozwala również porównywać dwie wersje tego samego dokumentu i automatycznie wskazywać różnice, co bywa nieocenione przy pracy nad umowami przechodzącymi przez kilka rund negocjacji.
Podpis elektroniczny i zabezpieczenia
Wbudowany moduł Adobe Sign umożliwia zbieranie podpisów elektronicznych zgodnych z wymogami prawnymi, z pełną ścieżką audytu — kto, kiedy i z jakiego adresu podpisał dokument. Do tego dochodzi możliwość nakładania haseł do otwarcia i edycji, ograniczania drukowania czy kopiowania treści oraz trwałego czarnowania (redakcji) danych wrażliwych, co ma znaczenie przy pracy z dokumentami finansowymi, umowami czy danymi osobowymi podlegającymi RODO. Acrobat Pro pozwala też nakładać podpisy cyfrowe oparte o certyfikaty, co bywa wymagane w kontaktach z administracją publiczną i w niektórych branżach regulowanych. Dodatkowo program umożliwia śledzenie statusu wysłanego do podpisu dokumentu oraz automatyczne przypomnienia dla osób, które jeszcze go nie podpisały.
Wdrożenie w firmie
Przy wdrożeniach wieloosobowych zajmujemy się instalacją przez konsolę administracyjną Adobe, przypisaniem licencji do użytkowników, integracją z Microsoft 365 oraz konfiguracją domyślnych ustawień zabezpieczeń tak, by każdy dokument wychodzący z firmy spełniał przyjęte standardy. Pomagamy też migrować z innych edytorów PDF, zachowując zgodność procesów podpisu i archiwizacji dokumentów, oraz szkolimy pracowników z funkcji, które realnie skracają czas pracy z dokumentacją, zamiast zostawiać je nieodkryte w rozbudowanym menu programu. W razie potrzeby konfigurujemy też centralne zarządzanie licencjami, tak by dział IT miał pełny wgląd w to, na ilu stanowiskach program jest faktycznie wykorzystywany.
