Płatnik – import archiwalnych dokumentów

Sytuacje, w których konieczne jest odtworzenie historycznych dokumentów ZUS w Płatniku, zdarzają się przy zmianie biura rachunkowego, po utracie danych na skutek awarii lub przy wdrożeniu nowego pracownika odpowiedzialnego za kadry i ZUS. Płatnik umożliwia import archiwalnych dokumentów z plików KEDU, przywrócenie z kopii zapasowej .gbk lub ręczne wprowadzenie historycznych deklaracji. Dobór metody zależy od dostępnych materiałów źródłowych.

Metody odtworzenia historycznych dokumentów

Dostępne metody zależą od tego, jakie materiały źródłowe są w posiadaniu:

• Kopia zapasowa .gbk – najlepsza opcja. Zawiera pełną bazę z całą historią. Przywracaj przez Plik → Przywróć z archiwum.
• Plik bazy .fdb ze starego komputera – przenieś plik do nowej instalacji i otwórz przez Plik → Otwórz bazę danych.
• Pliki KEDU z archiwalnych wysyłek – jeśli zachowały się pliki KEDU, można je zaimportować do Płatnika.
• Wydruki papierowe deklaracji – ostateczność – konieczne ręczne wprowadzenie danych do programu.
• Dane z PUE ZUS – na profilu płatnika w PUE ZUS dostępna jest historia złożonych dokumentów; można je pobrać jako PDF lub XML.

Import dokumentów z pliku KEDU

Jeśli posiadasz archiwalne pliki KEDU (eksportowane z programu kadrowego lub zapisane z poprzednich wysyłek):

1. W menu wybierz Plik → Importuj z KEDU.
2. Wskaż plik KEDU – program zaproponuje importowane dokumenty z podglądem.
3. Zweryfikuj listę dokumentów i potwierdź import.
4. Sprawdź, czy zaimportowane dokumenty są poprawnie widoczne na liście dokumentów.

Uwaga: import KEDU dodaje dokumenty jako nowe – nie zmienia ich statusu na „wysłany". Status historycznych dokumentów trzeba zaktualizować ręcznie, jeśli chcesz, aby historia była kompletna.

Pobieranie historii dokumentów z PUE ZUS

PUE ZUS umożliwia przeglądanie i pobieranie złożonych historycznie dokumentów:

1. Zaloguj się do PUE ZUS (pue.zus.pl) za pomocą profilu zaufanego lub certyfikatu.
2. W sekcji Płatnik znajdź historię złożonych dokumentów.
3. Dokumenty można pobrać w formacie PDF (do archiwum papierowego) lub XML/KEDU (do ponownego importu).
4. Pobierz dokumenty za potrzebny okres i zarchiwizuj lokalnie.

Dane z PUE ZUS są wiarygodnym źródłem, gdyż odzwierciedlają to, co faktycznie zostało zarejestrowane w systemie ZUS.

Ręczne wprowadzenie historycznych dokumentów

W ostateczności, gdy nie ma żadnych cyfrowych źródeł, można ręcznie wprowadzić historyczne deklaracje:

1. Utwórz nowy dokument DRA za właściwy okres (nawet jeśli minął termin wysyłki – do celów archiwalnych).
2. Wprowadź dane z wydruku papierowego lub skanu deklaracji.
3. Uzupełnij dokumenty imienny (RCA, RSA) na podstawie dostępnych materiałów.
4. Zapisz dokumenty ze statusem „niewymagający wysyłki" lub „archiwalny".

Jest to czasochłonne, ale pozwala odtworzyć historię w bazie Płatnika dla celów wewnętrznych i kontrolnych.

Weryfikacja kompletności odtworzonej historii

Po odtworzeniu historii dokumentów sprawdź:

• Ciągłość numeracji deklaracji DRA dla każdego roku.
• Kompletność zgłoszeń ZUA i wyrejestrowań ZWUA dla wszystkich pracowników.
• Zgodność sum składek z dostępnymi potwierdzeniami opłat do ZUS (wyciągi bankowe).

Nasz serwis specjalizuje się w odtwarzaniu historii dokumentów ZUS w Płatniku – zarówno z kopii zapasowych, plików KEDU, jak i danych z PUE ZUS. Pomagamy nowym klientom przejąć dokumentację ZUS od poprzedniego biura rachunkowego. Skontaktuj się z nami.