Przygotowane w Płatniku dokumenty muszą trafić do ZUS w określonym terminie. Wysyłka może odbywać się bezpośrednio przez internet z poziomu programu (e-Deklaracje ZUS) lub przez wymianę nośnika danych (CD/pendrive – tylko w wyjątkowych przypadkach). Prawidłowa wysyłka elektroniczna z potwierdzeniem UPO jest kluczowa dla udowodnienia terminowego złożenia dokumentów. Pomagamy skonfigurować i naprawić proces wysyłki danych do ZUS.
Elektroniczna wysyłka dokumentów do ZUS przez Płatnik zastąpiła fizyczną wysyłkę nośników dla wszystkich firm z 6 lub więcej ubezpieczonymi. Program obsługuje wysyłkę bezpośrednią przez PUE ZUS, wymagającą certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Po wysyłce Płatnik pobiera i zapisuje Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO) jako prawny dowód złożenia dokumentów.
Przygotowanie dokumentów do wysyłki
- Kompletowanie pakietu – wszystkie wymagane dokumenty za dany miesiąc
- Weryfikacja dokumentów przez moduł weryfikacji Płatnika przed wysyłką
- Usunięcie lub korekta błędów krytycznych wskazanych przez weryfikację
- Sprawdzenie daty i terminu wysyłki – ostatni dzień miesiąca dla DRA (lub wcześniej)
- Upewnienie się, że certyfikat lub profil zaufany jest ważny i skonfigurowany
- Weryfikacja dostępności serwerów ZUS – unikanie ostatnich godzin przed terminem
Potwierdzenie wysyłki i archiwizacja UPO
Po każdej wysyłce pobieramy UPO i archiwizujemy je w bezpiecznym miejscu. UPO jest jedynym prawnym dowodem złożenia dokumentów w terminie – jego brak może być kwestionowany przez ZUS w przypadku sporu o termin złożenia. Eksportujemy UPO z Płatnika do pliku PDF lub XML i przechowujemy razem z kopią wysłanych dokumentów. Konfigurujemy też archiwizację dokumentów w Płatniku tak, by historia wysyłek była dostępna co najmniej przez 5 lat (zgodnie z terminami przedawnienia roszczeń ZUS).
