Audyt poprawności historycznych deklaracji ZUS jest zalecany co kilka lat, a w szczególności przed planowaną kontrolą ZUS, przy zmianie biura rachunkowego lub przy likwidacji firmy. Systematyczna weryfikacja ujawnia błędy, które przez wiele miesięcy lub lat generowały nieprawidłowe składki – zarówno niedopłaty wymagające korekty, jak i nadpłaty uprawniające do zwrotu. Wczesne wykrycie i korekta błędów jest znacznie korzystniejsza niż reagowanie na wszczęte postępowanie ZUS.
Zakres audytu deklaracji ZUS
Kompleksowy audyt deklaracji ZUS obejmuje:
- Kompletność zestawów dokumentów – czy za każdy miesiąc działalności złożono DRA z kompletem dokumentów imiennych.
- Ciągłość numeracji – luki w numeracji deklaracji mogą wskazywać na brakujące miesiące.
- Kompletność ZUA i ZWUA – czy dla każdego pracownika istnieje zgłoszenie do ubezpieczeń i wyrejestrowanie przy zakończeniu zatrudnienia.
- Zgodność podstaw składek z listami płac – porównanie sum podstaw w RCA z wypłatami z list płac za kolejne miesiące.
- Prawidłowość kodów tytułów ubezpieczenia – czy kody odpowiadają aktualnym przepisom i faktycznej formie zatrudnienia.
- Kompletność i poprawność RSA – czy wszystkie zwolnienia lekarskie, urlopy i zasiłki były poprawnie raportowane.
Narzędzia audytu dostępne w Płatniku
Płatnik oferuje kilka narzędzi ułatwiających audyt:
- Dokumenty → Lista zestawów dokumentów – pozwala zobaczyć wszystkie zestawy z datami i statusami wysyłki za wybrany okres.
- Dane → Lista ubezpieczonych – historia ubezpieczenia każdej osoby z datami ZUA i ZWUA.
- Raporty → Zestawienia składek – sumy składek za wybrane okresy, możliwość porównania z innymi źródłami danych.
Porównanie z danymi PUE ZUS
Dane w Płatniku (co zostało wysłane) mogą się różnić od danych w ZUS (co zostało zarejestrowane) – np. jeśli wysyłka zakończyła się błędem lub korekta nadpisała poprzedni dokument. Warto zweryfikować:
- Zaloguj się do PUE ZUS i sprawdź historię dokumentów dla swojego konta płatnika.
- Porównaj numery zestawów i daty z danymi z Płatnika.
- Jeśli ZUS pokazuje inne dane niż Płatnik – wymagana jest korekta lub wyjaśnienie z ZUS.
Dokumentowanie wyników audytu
Wyniki audytu powinny być udokumentowane w raporcie zawierającym:
- Listę zidentyfikowanych błędów z opisem, miesiącami, których dotyczą, i szacowanym skutkiem finansowym.
- Plan korekt: które dokumenty wymagają korekty, w jakiej kolejności i do kiedy.
- Status po korekcie: potwierdzenie, że każdy błąd został naprawiony i ZUS potwierdził korektę przez UPO.
Nasz serwis przeprowadza kompleksowe audyty deklaracji ZUS w Płatniku za dowolne okresy, identyfikuje błędy i przygotowuje plan i dokumenty korekty. Skontaktuj się z nami, aby zamówić audyt przed kontrolą ZUS lub zmianą biura rachunkowego.
