EDI Connect to rozwiązanie klasy EDI (Electronic Data Interchange), umożliwiające elektroniczną wymianę dokumentów handlowych – zamówień, faktur, awizo dostaw czy potwierdzeń – pomiędzy firmą a jej kontrahentami, np. sieciami handlowymi lub dużymi odbiorcami hurtowymi. Standard EDI zastępuje ręczne przesyłanie dokumentów mailem czy faksem ustrukturyzowaną, zautomatyzowaną wymianą danych.
W Serwis Wiatraczna wdrażamy integracje EDI łączące system ERP klienta z platformami kontrahentów: konfigurujemy mapowanie dokumentów, ustawiamy automatyczne przesyłanie zamówień i faktur oraz dbamy o zgodność z wymaganiami formatów EDI stosowanych przez poszczególnych partnerów handlowych.
Czym jest EDI i do czego służy integrator EDI Connect
EDI to standard elektronicznej wymiany dokumentów handlowych między systemami różnych firm, bez udziału człowieka przy przepisywaniu danych. Jest szczególnie istotny we współpracy z sieciami handlowymi i dużymi odbiorcami, którzy wymagają od dostawców przesyłania zamówień, faktur i awizo dostaw w ściśle określonym formacie elektronicznym. Integrator typu EDI Connect pośredniczy między systemem ERP firmy a platformą EDI kontrahenta, tłumacząc dane na wymagany format.
Rodzaje dokumentów obsługiwanych przez EDI
- Zamówienia (ORDERS) – przesyłane elektronicznie przez odbiorcę do dostawcy
- Potwierdzenia zamówień wysyłane w odpowiedzi przez dostawcę
- Awizo dostawy (DESADV) informujące o wysyłce towaru
- Faktury elektroniczne (INVOIC) zgodne z formatem wymaganym przez odbiorcę
- Raporty stanów magazynowych przekazywane do partnerów handlowych
Jak wygląda wdrożenie integracji EDI
Wdrożenie EDI zaczyna się od ustalenia wymagań konkretnego kontrahenta – formatu komunikatów, sposobu przesyłania (np. sieć VAN, AS2, sFTP) oraz zakresu dokumentów objętych wymianą. Następnie konfigurujemy mapowanie danych pomiędzy systemem ERP klienta a strukturą wymaganą przez EDI, uwzględniając kody produktów, jednostki miary i inne pola specyficzne dla danego partnera. Całość testujemy na dokumentach próbnych przed uruchomieniem wymiany produkcyjnej.
Elementy konfigurowane podczas wdrożenia
- Mapowanie danych ERP na strukturę komunikatów EDI
- Konfigurację kanału przesyłania danych zgodnego z wymaganiami kontrahenta
- Automatyzację odbioru zamówień i generowania potwierdzeń
- Generowanie awizo dostaw i faktur elektronicznych
- Obsługę kodów GLN, GTIN i innych identyfikatorów wymaganych w EDI
Najczęstsze problemy, które rozwiązujemy
- Odrzucane komunikaty EDI z powodu niezgodności formatu z wymaganiami kontrahenta
- Błędne mapowanie kodów produktów pomiędzy systemem firmy a partnerem handlowym
- Opóźnienia w przesyłaniu zamówień wynikające z awarii kanału komunikacji
- Niezgodności w awizo dostaw powodujące problemy przy odbiorze towaru w magazynie kontrahenta
- Błędy w fakturach elektronicznych skutkujące ich odrzuceniem
- Brak zgodności z nowymi wymaganiami po zmianach w standardach EDI stosowanych przez odbiorcę
Dlaczego warto wdrożyć EDI Connect z Serwisem Wiatraczna?
Wdrożenie EDI wymaga precyzyjnego dostosowania się do wymagań konkretnego kontrahenta – błąd w mapowaniu jednego pola może skutkować odrzuceniem całej partii dokumentów. Konfigurujemy integrację zgodnie ze specyfikacją partnera handlowego, testujemy ją na dokumentach próbnych i zapewniamy wsparcie w utrzymaniu zgodności po zmianach wymagań.
- Analiza wymagań EDI konkretnego kontrahenta
- Konfiguracja mapowania danych i kanału komunikacji
- Testy komunikatów przed uruchomieniem produkcyjnym
- Wsparcie w utrzymaniu zgodności po zmianach standardów
- Rozbudowa integracji o kolejnych partnerów handlowych
Podsumowanie
EDI Connect umożliwia zautomatyzowaną, elektroniczną wymianę dokumentów handlowych z kontrahentami, eliminując ręczne przetwarzanie zamówień i faktur. Serwis Wiatraczna wdraża integracje EDI zgodnie z wymaganiami konkretnych partnerów handlowych, dbając o poprawność i ciągłość wymiany danych.
