Inwentaryzacja (spis z natury) jest obowiązkiem wynikającym z ustawy o rachunkowości i ważnym narzędziem kontroli stanów magazynowych. Subiekt GT oferuje moduł inwentaryzacji, który umożliwia przeprowadzenie spisu w trybie ciągłej pracy programu bez konieczności zamykania magazynu. Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji wymaga znajomości procedury i zachowania właściwej kolejności kroków.
Przygotowanie do inwentaryzacji
Przed rozpoczęciem inwentaryzacji wykonujemy przegląd bazy towarowej: usuwamy nieaktywne towary, weryfikujemy jednostki miary i upewniamy się, że wszystkie dokumenty magazynowe za dany okres są wprowadzone. Drukujemy arkusze spisowe (spis z natury) – zestawienie towarów z kolumną na ręczne wpisanie ilości policzonych.
Wprowadzanie wyników spisu
Wyniki spisu wprowadzamy do Subiekta GT przez dokument inwentaryzacyjny (IN). Możliwe jest ręczne wpisywanie ilości policzonych lub import z kolektora danych. Program automatycznie wylicza różnice między stanem systemowym a stanem policzonym. Arkusz różnic jest podstawą do zaksięgowania nadwyżek i niedoborów.
Zamknięcie inwentaryzacji i korekty stanów
Po wprowadzeniu wyników i weryfikacji różnic zatwierdzamy dokument inwentaryzacyjny. Subiekt GT automatycznie wystawia dokumenty korygujące stany magazynowe: PW (przyjęcie wewnętrzne) dla nadwyżek i RW (rozchód wewnętrzny) dla niedoborów. Dokumenty te wpływają na stany magazynowe i są podstawą do rozliczenia różnic w księgowości.
Inwentaryzacja ciągła vs. pełna
Inwentaryzacja pełna obejmuje wszystkie towary naraz – jest przeprowadzana zwykle na koniec roku. Inwentaryzacja ciągła (rotacyjna) polega na regularnym liczeniu wybranych grup towarowych przez cały rok. Subiekt GT obsługuje oba warianty. Dla firm z dużą rotacją towaru rekomendujemy inwentaryzację ciągłą, która zmniejsza ryzyko dużych rozbieżności na koniec roku.
Raportowanie wyników inwentaryzacji
Po zatwierdzeniu inwentaryzacji Subiekt GT generuje raporty wynikowe: zestawienie różnic z wartością niedoborów i nadwyżek, raport dla księgowości i protokół poinwentaryzacyjny. Archiwizujemy dokumenty inwentaryzacyjne zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości (5 lat). Na życzenie firmy przygotowujemy analizę przyczyn niedoborów z zaleceniami dotyczącymi usprawnienia kontroli magazynowej.
