Deklaracje ZUS generowane przez program Insert Gratyfikant nexo – DRA, RCA, RSA i dokumenty zgłoszeniowe ZUA/ZZA/ZWUA – muszą być zgodne z danymi w bazie nexo i złożone terminowo do ZUS. Platforma nexo posiada wbudowany moduł walidacji deklaracji ZUS, który sprawdza spójność danych przed eksportem do Płatnika. Mimo to zdarzają się błędy: niezgodne sumy DRA z RCA, brakujące raporty RSA dla pracowników korzystających z zasiłków lub błędne kody tytułu ubezpieczenia w ZUA. Naprawa wymaga zarówno korekty danych w nexo, jak i złożenia korekt do ZUS przez Płatnik.
Nasz serwis diagnozuje błędy w deklaracjach ZUS Gratyfikant nexo i przeprowadza pełną procedurę korekty, przywracając prawidłowość rozliczeń z ZUS.
Typy deklaracji ZUS generowanych przez Gratyfikant nexo
- ZUS DRA – miesięczna deklaracja rozliczeniowa; sumaryczne zestawienie należnych składek
- ZUS RCA – imienny raport o należnych składkach; jeden dla każdego ubezpieczonego
- ZUS RSA – imienny raport o świadczeniach i przerwach; dla pracowników z zasiłkami lub urlopem bezpłatnym
- ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń; generowane przy zatrudnieniu nowego pracownika (termin: 7 dni)
- ZUS ZZA – zgłoszenie wyłącznie do zdrowotnego; dla emerytów i rencistów zatrudnionych na UoP
- ZUS ZWUA – wyrejestrowanie; przy zakończeniu zatrudnienia (termin: 7 dni)
- ZUS ZIUA – zmiana danych identyfikacyjnych ubezpieczonego
- ZUS IWA – roczna informacja o wypadkowości (do 31 stycznia)
- ZUS RUD – zgłoszenie umowy o dzieło (do 7 dni od zawarcia)
Typowe błędy deklaracji ZUS w nexo
Niezgodność DRA z RCA
Suma kwot z wszystkich RCA dla danego miesiąca musi równać się kwocie w DRA. Rozbieżność wskazuje na brakujący lub nadmiarowy RCA (np. pracownik nie wygenerował RCA, bo nie miał listy płac). Nexo posiada walidator sprawdzający tę zgodność przed eksportem – uruchamiamy go każdorazowo przed wysyłką.
Brakujący RSA dla pracownika na zasiłku
Pracownik, który w danym miesiącu korzystał ze zwolnienia lekarskiego lub urlopu macierzyńskiego, musi mieć RSA z odpowiednim kodem przerwy. Jeśli nieobecność nie została prawidłowo zarejestrowana w ewidencji czasu pracy nexo, RSA nie zostanie wygenerowany.
Procedura naprawy deklaracji ZUS w nexo
Krok 1: Walidacja wewnętrzna nexo
Przed każdym eksportem do Płatnika uruchamiamy walidację: Deklaracje ZUS → Sprawdź deklaracje. Nexo wyświetla listę ostrzeżeń i błędów. Każdy błąd naprawiamy przed eksportem.
Krok 2: Korekta danych źródłowych
Naprawiamy dane, które spowodowały błąd: uzupełniamy ewidencję absencji (brakujący RSA), korygujemy kartotekę pracownika (kod ZUS), regenerujemy listę płac z prawidłowymi naliczeniami.
Krok 3: Regeneracja i eksport do Płatnika
Po korekcie danych regenerujemy deklaracje ZUS w nexo. Eksportujemy jako korektę (z właściwym numerem korekty) i importujemy do Płatnika. Przeprowadzamy walidację Płatnika przed wysyłką do ZUS.
Krok 4: Dopłata zaległych składek
Jeśli korekta wykazała niedopłatę składek, wykonujemy przelew do ZUS na właściwy rachunek bankowy (oddzielne rachunki dla składek emerytalnych/rentowych/chorobowych/wypadkowych i zdrowotnych od 2022 roku). Do kwoty głównej doliczamy odsetki za zwłokę (wg kalkulatora na stronie ZUS).
