Po latach intensywnej eksploatacji baza danych Humansoft HermesSQL gromadzi niepotrzebne dane: zduplikowane kartoteki, nieużywane warianty towarów, stare oferty cenowe, tymczasowe dokumenty testowe, błędne wpisy z nieudanych importów. Nagromadzenie takich danych spowalnia system, utrudnia wyszukiwanie i zaciemnia raporty.
Nasz serwis przeprowadza profesjonalne czyszczenie bazy HermesSQL: identyfikuje i usuwa zbędne dane, scala duplikaty i porządkuje strukturę danych bez naruszania integralności ewidencji handlowej.
Co można oczyścić w bazie HermesSQL
Czyszczenie bazy HermesSQL obejmuje zwykle kilka obszarów:
- Duplikaty kartotek towarowych – scalanie identycznych towarów z różnymi symbolami
- Nieaktywne kartoteki kontrahentów – oznaczenie jako archiwalne lub usunięcie
- Stare cenniki i oferty cenowe, które od dawna nie obowiązują
- Dokumenty testowe z okresu wdrożenia lub szkoleń
- Dane z nieudanych importów – puste lub błędne rekordy
- Stare wersje szablonów wydruku, których nikt nie używa
Bezpieczeństwo i zasady czyszczenia
Czyszczenie bazy przeprowadzamy wyłącznie po backupie i po uzgodnieniu z klientem, które dane należy usunąć. Nie usuwamy danych, które są powiązane z dokumentami handlowymi (fakturami, zamówieniami) – zamiast tego oznaczamy je jako archiwalne. Dane wymagane dla celów podatkowych (dokumenty z ostatnich 5 lat) pozostają nienaruszone.
Scalanie duplikatów wykonujemy ostrożnie, przenosząc historię dokumentów z duplikatu na kartotekę główną. Weryfikujemy po scaleniu, że żaden historyczny dokument nie stracił powiązania z kartoteką.
Efekty porządkowania
Po czyszczeniu bazy HermesSQL praca z listami kartotek jest szybsza, wyszukiwanie daje trafniejsze wyniki, a raporty nie zawierają danych „śmieciowych". Rozmiar bazy danych może zmaleć o 10–30%, co przekłada się też na szybsze backupy.
