Kartoteki kontrahentów w Humansoft Corax przechowują dane klientów i dostawców, które są podstawą wystawiania dokumentów handlowych, ewidencji rozrachunków i generowania plików JPK. Błędy w kartotekach – zduplikowane wpisy, błędne NIP-y, nieaktualne dane – mogą powodować odrzucenie pliku JPK przez Ministerstwo Finansów lub problemy z identyfikacją transakcji.
Nasz serwis naprawia i porządkuje kartoteki kontrahentów w Corax, zapewniając poprawność danych niezbędnych do prawidłowej ewidencji podatkowej.
Rodzaje błędów kartotek kontrahentów
W kartotekach kontrahentów Corax najczęściej diagnozujemy:
- Duplikaty – ten sam kontrahent wprowadzony wielokrotnie, historia dokumentów rozproszona
- Błędny NIP – literówka, nieaktualny NIP, NIP z błędną sumą kontrolną
- Nieaktualne dane adresowe po zmianie siedziby kontrahenta
- Brakujące konta FK dla kontrahentów z niestandardową dekretacją
- Błędna klasyfikacja (kontrahent krajowy / zagraniczny / unijny) wpływająca na rozliczenie VAT
Procedura weryfikacji i naprawy
Weryfikację NIP przeprowadzamy masowo przez usługę GUS lub API Ministerstwa Finansów (WhiteList). Duplikaty identyfikujemy przez raport porównawczy i scalamy – przenosząc historię dokumentów na kartotekę główną. Dane adresowe aktualizujemy na podstawie informacji od działu handlowego.
Klasyfikację VAT kontrahentów weryfikujemy przez VIES dla kontrahentów UE i przez sprawdzenie czynności VAT dla kontrahentów krajowych. Błędna klasyfikacja wpływa bezpośrednio na typ transakcji w rejestrze VAT i pliku JPK.
Zapobieganie przyszłym błędom
Konfigurujemy walidację NIP przy wprowadzaniu nowego kontrahenta – Corax sprawdza format i sumę kontrolną, a opcjonalnie weryfikuje aktywność w API MF (WhiteList VAT). Eliminuje to wprowadzanie kontrahentów z błędnymi NIP-ami.
