Kartoteki towarów w Comarch ERP XL to centralne źródło danych dla modułów sprzedaży, zakupów, magazynu i produkcji. Błędy w kartotekach – nieprawidłowe stawki VAT, błędne kody EAN, zdublowane kartoteki – propagują się przez cały system i generują błędy w dokumentach i deklaracjach.
Audyt kartotek – co sprawdzić
Regularny audyt kartotek towarów powinien obejmować: duplikaty kodu towaru lub EAN, brakującą stawkę VAT, brakujący kod GTU dla towarów wymagających go (usługi budowlane, elektronika, paliwa), nieprawidłową jednostkę miary (często po migracji danych), brakującą cenę zakupu lub sprzedaży, oraz towary aktywne bez żadnej transakcji w ostatnich 12 miesiącach (kandydaci do dezaktywacji).
Duplikaty kartotek towarów
Duplikaty powstają najczęściej przy imporcie danych lub gdy różni użytkownicy dodają ten sam towar pod różnymi kodami. Scalenie duplikatów wymaga: przeniesienia otwartych stanów magazynowych z kartoteki do usunięcia na kartotekę docelową (dokument MM lub korekty inwentaryzacyjne), aktualizacji pozycji cennikowych, oraz dezaktywacji kartoteki duplikatu. Nie należy usuwać kartoteki, na której były historyczne transakcje – zachowuje ona historię nawet po dezaktywacji.
Nieprawidłowa stawka VAT na kartotece
Błędna stawka VAT na kartotece towaru prowadzi do wystawienia faktur z nieprawidłowym podatkiem. Korekta stawki VAT w kartotece obowiązuje od momentu zapisania – nowe dokumenty używają nowej stawki. Dokumenty wystawione przed korektą zachowują starą stawkę i wymagają ręcznych korekt faktur, jeśli stawka była błędna. Zmiana stawki VAT dla dużej grupy towarów najlepiej jest przeprowadzana przez masową aktualizację z filtrowania po grupie towarowej.
Błędny lub brakujący kod EAN
Kod EAN (GTIN) na kartotece towaru jest używany przez integracje ze sklepami, skanery magazynowe i systemy EDI. Brakujący lub błędny kod EAN powoduje błędy podczas skanowania przy przyjęciach i wydaniach, brak rozpoznania produktu przez sklep online oraz odrzucenie dokumentu EDI przez partnera handlowego. Uzupełnianie kodów EAN najlepiej jest realizować na podstawie danych od dostawcy (specyfikacja techniczna produktu lub etykieta opakowania).
Masowa aktualizacja kartotek
Comarch ERP XL umożliwia masową aktualizację wybranych pól kartotek przez import pliku CSV lub operacje masowe w interfejsie. Przed masową aktualizacją zawsze należy wyeksportować aktualny stan kartotek jako punkt przywracania. Masowa zmiana kluczowych pól (stawka VAT, cena, kod GTU) powinna być realizowana poza godzinami szczytu pracy systemu i po informacji do użytkowników o trwającej operacji.
